 مینجومنٹ کلوز میں تیسری کلوز ڈاکمینٹ کنٹرول کہلاتی ڈاکمینٹ کنٹرول سے اس ورڈ سے ہمیں سمجھ میں آ رہی ہے کہ ڈاکمینٹ کو کنٹرول کرنے کے لیے یہ کلوز کچھ اپلکیشن بتاتی ہے کو طریقی کار سجست کرتی ہے ڈاکمینٹ کنٹرول کے جو بھی ڈاکمینٹ کمپنی کے اندر موجود ہوں وہ ڈاکمینٹ کنٹ ہوں جسے ہم کلوٹی مینوال کے اندر اپور کر سکتے ہیں تو یہ کمپنی کا کلوٹی مینوال کمپنی کے تمام سسٹمز کو ہی تکر کرنے کے لیے ہوتا ہے یعنی یہ ایک ہے یعنیک ہے اس کلوٹی مینوال میں رپرسیجر کے حوالے اس میں شامل ہوں گے اس کے ذعل میں مختلف ڈاکمینٹ کنٹرول کے ساتھ پرسیجر جس طرح مینجمینٹ سسٹم کیم نے بات کی تو اس کے ذعل میں کچھ پلوزیز بنائے جائیں گی اگرنزیشن کی بات کریں تو جب آپ رجیسٹر ہوتے ہیں تو رجیسٹرشن کے ڈاکومٹس بنا جاتے ہیں جب پرسنال کی بات کریں گے تو ان کے job ڈیسکریپشنز بنا جاتی ہیں تو پولیسیز اور پرسیجرز یہ دوسرے سٹیپ کے ڈاکومٹ ہیں پولیسی پرسیجرز کے زیال میں ہر پولیسی کے زیال میں یہ ایک کام کو کرنے کے لیے ایک سی زادہ work instructions, SOP standard operating procedures, STM standard testing methods ہوں گے یہ ایک کام کے لیے علک علک دیے جائیں گے اور ان سب کے زیال میں سب سے نچلی سلوٹ میں جس کا حجم سب سے زادہ ہوتا ہے وہ formats اور records ہوتے ہیں یعنی وہ چیزیں جنے کام کرنے والے خود اپنے ہاتھ سے فل کرتے ہیں ڈیٹا فلنگ کرتے ہیں ہم نے check sheets کی صورت میں بھی اس سے پہلے quality control tools میں دسکس کیا تھا کہ وہ check sheets یا format یا records جو ایسا بنتے ہیں ہمارے record کا ان کو فل کرنا ہماری ضرورت ہوتی ہے اور یہ کسی نے کسی STM testing method کا کسی نے کسی پرسیجر کا ایک part ہوتے ہیں document control کی جو سب clauses سسٹم کے اندر منشن کی گئی ہیں document must be uniquely identified یعنی ایک number دبارہ ایک number کے ساتھ ایک document ایک company کا اصلاح ہونا چاہیے اسے میں یہ باسم سمجھ میں آئے گی کہ unique ایک list موجود ہوگی جس میں تمام documents کے حوال جات موجود ہوں گے کونسر document کس پرسیجر سے مطلق ہے یا کس STM کا ہے اور اس کا number کیا ہے approval اور issuance approval کون دے گا کس document کو work instruction approval کون دے گا issue کون کرے گا quality manual کون بنائے گا اور اس کو issue کون کرے گا عام طور پہ quality manual جو ایک company کا top کا document ہے وہ responsibility ہوتا ہے quality manager کی اور جو authority اس کو okay کرتی ہے اسے ہم chief operating officer یا chief executive کہتے ہیں جو liberty کے اپنے work instructions یا STM ہیں انہیں technical managers بناتے ہیں باز وقت کوئی analyst تیار کرتے ہیں اور technical manager اس کو review کرتے ہیں اگر ایک چیز technical manager بنائے گا تو اس quality manager review کر سکتا یعنی hierarchy کو follow کیا جائے گا review and approval کے بعد وہ unique identified document issue کیا جائے گا اور ہر جگہ اس کا latest version موجود ہو اس کو ensure کیا جائے گا اگر document میں کو چینج کرنا مقصد ہے تو system proven دیتا ہے کہ ہم handwritten changes بھی کر سکتے ہیں یہاں تک کہ ایسا نہ ہو کہ ہم پڑھنے کے کابل ہی نہ رہے ہمارا document اتنا زیادہ اس میں handwritten changes ہو جائیں کہ اصل متن یا اصل text ہی غائب ہو جائے جسے آپ handwritten changes کہہ رہے ہیں وہ بھی definitely ہر issue کی جانے والی copy پے کی جائیں گی ورنہا صرف ہاتھ سکی کی گئی activities کو system take کرنے کرے گا اگر document اتنا زادہ distraub ہو گیا ہے تو اسے نیا issue کیا جا سکتا ہے altered document اور نیا document وہی authority دوارہ بنائے گی جس نے پہلے بنائے تھا وہی اس کو review کرے گی جس نے پہلے کیا تھا آج کل بہت سارہ computerized data even reports کی ترسیل کیلئے یا سیمپل کو submit کروانے کیلئے ہم مختلف medical laboratories میں بھی دیکھتے ہیں تو computerized انداز سے کام کیا جا رہا ہے اس computerized data کی safety بھی system انشور کروانا چاہتا ہے document control کے زیادہ میں نہ صرف ہمارے internal document ہوتے ہیں بلکہ بہتہ بہتہ سارے external documents بھی اس کا حصہ ہوتے ہیں جیسے standard methods جو british pharmacopia یا united state pharmacopia یا codex elementaries میں publish ہوئے ہیں یا us e p a کے method ہیں یہ external document ہیں ان تمام documents کو ہم alto تو نہیں کرتے لیکن as an external document اپنے باس رکھتے ہیں اس طرح کامکل کے ساتھ آنے والے document جو ان کی safety data sheets بھی ہو سکتی ہیں جو ان کا quality control کا یا ان کی calibration کا record بھی ہو سکتا ہے یہ بھی external documents ہیں ہم ان کو بھی control کرتے ہیں لبارٹی نے اپنا کوئی number alert نہیں کرتی بلکہ ان ہی numbers کو اپنے باس list کے اندر document کرتی list of all documents اور ان کا issuance اور retrieval کا record اس کو بنانا لبارٹی کی responsibility ہوتی ہے اور اس ساری activity کو ہم document control کہتے ہیں