 En esta presentación, echaremos un vistazo a la segregación o separación de funciones con respecto al proceso de compra. Recordando que la separación o segregación de funciones es uno de los principales controles internos primarios. Cuando pensamos en controles internos, queremos pensar en la separación y segregación de funciones. Eso significa que vamos a tomar este proceso y los componentes clave del proceso vamos a separar las tareas, y al hacerlo vamos a proporcionar algunos tipos de controles y equilibrios para protegernos contra los problemas dentro del proceso. También recordemos que cuando pensamos en los controles internos y la separación o segregación de funciones, estamos pensando en la información de la empresa en términos del procesamiento de los datos de la empresa a través del proceso de compra, los controles internos, que luego son establecidos por la empresa. Estas serían cosas que serían establecidas por la empresa. Con el fin de salvaguardar las partidas dentro de la empresa, nosotros, como auditores, por supuesto, nos preocupamos por los controles internos, principalmente en lo que se refiere a la capacidad de hacer que los estados financieros se establezcan de manera más adecuada debido a esos controles internos. Por lo tanto, los controles internos relacionados con el proceso de compras, la función de compras está separada de la solicitud. Y la función de recepción, la función de compra está segregada o separada de las funciones de solicitud y recepción. Si una persona es responsable de la solicitud, vamos a solicitar algún artículo dentro de la organización y ellos están a cargo de la compra, así que van a pasar por el proceso de compra con el proveedor. Y a cargo de recibir es decir, podemos imaginarlos en el almacén ahora recibiendo el inventario, es muy posible que en ese caso, casi estemos jogando que suceda, se pueda hacer esa compra ficticia. En otras palabras, especialmente a medida que la empresa crece, estamos más preocupados por esto porque tenemos tipos de personas que posiblemente no estén tan unidas y, por lo tanto, necesitamos más controles internos para poner salvaguardas en este tipo de procesos. En ese tipo de situación, puedes imaginar a una persona si la ponemos en el lugar y solo está viendo, podría ver que o, bueno, es muy posible que esta persona, luego tenga una solicitud de algo. Pase por el proceso de compra y luego reciba los bienes todos iguales por el mismo individuo para que ese individuo tenga una compra ficticia que pueda hacer y posiblemente que resulten en efecto. Por lo tanto, es posible que básicamente aprueben algo que en realidad es para ellos, tal vez que esté pasando por el proceso de compra de bienes de la empresa y posiblemente un pago por la compra no autorizada. Así que necesitamos la separación allí. Eso debería parecer algo claro, la función de procesamiento de facturas está separada de las cuentas por pagar. Por lo tanto, el procesamiento de facturas, es decir, la factura que nos llega del proveedor, se segrega de las cuentas por pagar, registrando la actividad real en las cuentas por pagar. Por lo general, cuando recibimos esa factura que ocurre después de enviar la orden de compra, normalmente recibimos el inventario donde nos imaginamos recibiendo el inventario con posiblemente la factura o facturando con la factura que se ha recibido. Por lo tanto, si una persona es responsable del proceso de facturación y de la función de cuentas por pagar, las transacciones de compra pueden procesarse a un precio incorrecto. Así que es posible para nosotros entonces, porque en lugar de tener esa separación de deberes para tener el precio o los términos incorrectos o se puede procesar un desembolso en efectivo por los bienes no recibidos. Sería posible tener un recibo ficticio básicamente cuando no se recibieron realmente bienes y aún así poder registrarlo en las cuentas por pagar como si se recibiera, lo que puede dar lugar a un pago excesivo de bienes o al robo de dinero en efectivo. Y de nuevo, puedes imaginar el tipo de situaciones aquí en las que si alguien estuviera a cargo de esas dos funciones, podría establecer un proceso de trabajo con proveedores que fueran ficticios o algo así, y ser capaz de cometer básicamente algún tipo de fraude. Y cada vez que pensamos en estos controles internos, podríamos estar diciendo, bueno, eso no sucedería. Conozco a toda esta gente, confío en toda esta gente y todo eso. Pero recuerde que, a medida que la empresa crece, queremos eliminar la posibilidad de que se produzcan fraudes, y tenemos que imaginar entonces el fraude que se está produciendo, puesto en los controles internos de ese sistema. Por lo tanto, a menudo es más fácil para nosotros pensar en cuál es el tipo de cosas que podrían resultar en fraude. Dentro de la situación, establezcamos un sistema en el que sea menos probable que ni siquiera queramos tener la tentación de que haya fraude. Si pudiéramos poner una simple salvaguarda o separación de deberes en algunos lugares clave. Para ello, también puede reducir el error, dado que a veces eso también da lugar a una doble comprobación. La función de desembolso está separada de la función de cuentas por pagar. Por lo tanto, el desembolso del efectivo real de la cuenta que ahora se separa del registro de cuentas por pagar de esas cuentas, tomamos por pagar la reducción de lo que se debe al proveedor en los libros. Si una persona es responsable de la función de desembolso y tiene exceso a los registros de cuentas por pagar. No autorizado, ya que se pueden emitir cheques respaldados por documentos ficticios. Así que podemos imaginar que esto vuelva a suceder con el fraude, puedes imaginar cuál sería el escenario de fraude, si alguien tuviera la capacidad de hacer ambas cosas, básicamente el desembolso del efectivo, así como registrar la disminución de las cuentas por pagar. Se podía ver que podíamos imaginar situaciones en las que se podía enviar dinero en efectivo que no eran correctas. También se pueden registrar transacciones no autorizadas, lo que puede resultar en el robo del efectivo de la entidad. Y luego tenemos que la función de cuentas por pagar está separada de la función de contabilidad general. Entonces, cuando pensamos en las cuentas por pagar separadas del libro mayor, si una persona es responsable de los registros de cuentas por pagar, y el libro mayor, esa persona vino canceló cualquier falsificación que pudiera detectarse normalmente conciliando los registros subsidiarios con la cuenta de control del libro mayor. En otras palabras, por lo general, pensamos en alguien que está involucrado o maneja las cuentas por pagar, el libro mayor subsidiario de cuentas por pagar que generalmente se desglosa por proveedor. Y tenemos que estar de acuerdo en que vamos a estar de acuerdo en que con el libro mayor, la cuenta en el control del libro mayor y la cuenta deben estar de acuerdo, si separamos esos dos, entonces podremos conciliar esos dos. Y si tenemos dos personas involucradas, podremos tener una mejor relación entre esos dos que se reconcilian. Mientras que, por supuesto, si solo tenemos una persona involucrada en esos dos elementos, entonces básicamente pueden dar cuenta de la conciliación, pueden realizar una falsificación dentro de la conciliación y enmascarar, lo que se detectaría dentro de ese proceso de verificación. Por lo tanto, aquí va a haber un gráfico de nuestra información, tenemos las funciones del proceso de compra. Y luego tenemos las diferentes áreas de compras, recepción, cuentas por pagar, cajero y la tecnología de la información, por lo que la preparación y aprobación de la orden de compra que va a estar en compras, luego tenemos el recuento de recibos y la inspección de los artículos de compra. Así que el recibo y el conteo que va a estar en la recepción, así que estamos considerando el almacén ahora, que está separado de la compra, la preparación y la aprobación del pedido. Queremos mantenerlo separado de la recepción, recordará el manejo real de los bienes que se imaginó que se recibieron en el almacén. Luego tenemos el recibo de las facturas del proveedor que coinciden con los documentos de respaldo, así que eso va a estar en las cuentas por pagar. Por lo tanto, la recepción es independiente de la entrada en los datos, las cuentas por pagar, luego tenemos la verificación de los desembolsos de la cuenta, por lo que va a estar en las cuentas por pagar. Luego tenemos la actualización de los registros de cuentas por pagar. De nuevo manejado por las cuentas por pagar, el aviso de cuentas por pagar puede ser una función muy clave. Dependiendo del tamaño de una organización más grande que sea la organización, las cuentas por pagar pueden ser un campo muy especializado que involucra a muchas personas dentro de él. También puede tener un componente de TIDI 80 en el componente interno del departamento de TIDI, creación de cheques de proveedores. Por lo que normalmente se hará a través del departamento de TIDI a través de la creación de los cheques, la firma y el envío de los cheques por correo deben hacerse por separado. Así que fíjate que la persona que crea el cheque va a estar separada de la persona que va a firmar, por supuesto, el cheque. Ahora bien, también hay que tener en cuenta que en las empresas más pequeñas es posible que no tengamos toda la separación de funciones para estar en su lugar. Pero, por supuesto, la firma del cheque, incluso si somos un propietario único, o si tenemos otras personas que básicamente nos están ayudando, ya sabes, a comprar lo que necesitamos trabajando con nosotros que un tenedor de libros y cosas por el estilo, probablemente necesitaríamos separar la firma del cheque. Ese es un control interno, probablemente no, no queremos simplemente dar el sello o algún tipo de proceso automatizado posiblemente a otra persona allí, incluso si confiamos bastante bien en el tenedor de libros, probablemente queramos tener al menos el proceso de firma o aprobación del pago real. Así que tenga en cuenta, una vez más, que las empresas más pequeñas pueden tener menos controles internos. No podrán realizar el tipo principal de actividades para un buen sistema de control porque las actividades primarias incluyen la separación o segregación de funciones, no tendrán el personal, sin embargo, si quieren tener algunos de los componentes clave para esa separación. La firma de los cheques por parte del propietario, posiblemente, y posiblemente hacer el proceso de conciliación bancaria, son algunos elementos que puede considerar para las pequeñas empresas más pequeñas que crean un comprobante. Lo registran y luego tenemos la conciliación del comprobante registrado en el libro mayor. Así que notarán que es básicamente porque el sistema nos va a ayudar a crear básicamente un registro de comprobantes y luego la conciliación del comprobante registrado en el libro mayor. Tenemos aquí en las cuentas por pagar vinculando esas dos cosas.