 سٹوڈنٹس now we are going to study how to improve response rate for mail questioner دیکھنے میں یہ آیا کہ جب آپ by mail کسی questioner کو بھیتے ہیں تو اس کا جو response rate ہے وہ online questioner اور جو آپ جا کے خود questioner سوئے کے دوران پل کرواتے ہیں اس سے اس کا response rate کم آتا ہے تو اس response rate جو کم آتا ہے تو کیسے کنٹرول کیا جا سکتا ہے تو آئیے دیکھتے ہیں کہ وہ کون سے ways ہے جو ہمیں یا وہ کون سے straps ہے جو ہمیں follow کرنے چاہیے کہ جسے mail questioner کا response rate جو ہے وہ بڑھ جا ہے تو اس میں جو پہلی بات ہے کہ جب آپ کسی کو questioner بھیج رہے ہیں تو آپ اس کو properly address کریں آپ کسی کے پتے پہ بھیج رہے ہیں تو اس کو by name بھیجیں آپ اس کو یہ صرف اس کا صرف گھر کا ادرس یا نفتر کا ادرس لے کر صرف بھیج دیں بلکہ اس کا آپ کو پتا ہونا چاہیے کہ جو آپ کا respondent ہے اس کا name کیا اس کا designation کیا ہے اس کی gender کیا ہے تو اس کے according لی آپ اس کا address کرتے ہوئے پھر اس کو بھیجیں تو اس کے اندر آپ جب questioner سنٹ کر رہے ہیں تو اس کے ساتھ آپ کو چاہیے کہ آپ ایک cover letter بھی attach کریں اس کور لیٹر میں آپ یہ انشور کریں کہ وہ آپ کے لیٹر حد یعنی آپ اگر researcher ہیں تو آپ اگر کسی university میں undergrad کے researcher ہیں یا post grad کے researcher ہیں تو اس کے لیٹر حد پے بنا ہو اگر آپ کسی agency یا cooperation کے ساتھ کام کریں یا کسی government department کے ساتھ کام کریں تو اس کے لیٹر حد پے وہ cover letter بنا ہو اس میں آپ نے چار مین باتوں کا خیال رکھنا ہے ایک تو آپ نے اس کو plightly request کرنی ہے کہ وہ اس ٹڑی میں شامل ہو دوسرا آپ نے اس کو یہ انشور کرنا ہے کہ آپ کا جو response ہے یہ confidential لائے گا یہ کہیں پے publically exposed ہی ہوگی آپ کی identity تیسری چیز اس میں آپ نے explain کرنا ہے purpose of the study یا آپ یہ survey کیوں conduct کریں اس کو well designed manor میں آپ نے اس کو بتانا ہے اور چاہتی چیز یہ ہے کہ آپ نے اس میں اپنا name اور phone number بھی دےنا ہے تاکہ اگر اس کو کوئی question پوچھنا ہوں یا اس کی کیوری ہو کوئی comment ہو تو وہ آپ سے رابطہ کر سکے اور اس میں جب آپ اس کو mail questionnaire سنٹ کر رہے ہیں تو اس میں آپ یہ بات ضرور اس کا خیال لکھنا ہے کہ اس میں return envelope with stamp postage وہ شاتھ شامل ہو کہ وہ جو ہے اس کے اپنے پیسے نہ لگیں بلکہ وہ آپ کو سوال لاما فل کرنے کے بعد جو آپ نے انوالب بھی جا ہوا a return envelope اور جس کے پر postage a stamp لگی بھی ہے اس پر دال کر آپ کو جلدی سے پاپس بھیجتے جو ہے اکسر ہم دیکھتے ہیں جب ہم large scale studies کرے ہیں تو لو کیا کرتے ہیں اس کی quality یعنی اس سوال لامے کی جو پرنٹنگ quality اس کو اوپر جو ہے compromise کر لیتے ہیں جس سے ایک اچھا ایمپرشن نہیں جاتا جو آپ کا respondent ہوتا ہے تو اس لیے the question should have a need a tragic value out and reasonable page length آپ اسے a4 size پہلی design کروائے اور وہ ایک اچھے پیج پے پرٹ ہوا اور اس کی لینٹھ بھی جو ہے وہ appropriate ہو کہ overall length جو question ڈیر کی ہے کہ وہ 30 to 40 منٹ میں جو ہے ایک آمان بھی جو ہے اس کا فلن کر لے اور question ڈیر جو ہے وہ professionally printed ہونا چاہیے یعنی اوپر یہ نظر آئے کہ یہ ایک جو ہے professional work ہے اور easy to read ہونا چاہیے اس میں line spacing کا خیال لکھا ہونا چاہیے اگر کوئی terms technical ہے تو اس کا ساتھ میں bracket میں آپ یا اس کے footnot میں اس کا مطلب بھی آپ کو لکھا لکھتے نا چاہیے اور اس کے بارے میں clear instruction ڈینی چاہیے آپ کو کہ آپ نے response کیسے اس پہ پر وائڈ کرنا ہے اکسر ایسا نظر آتا ہے کہ بھی question ڈیر میں آپ quantitative numbers لکھ دتے ہیں 5 4 3 2 1 اور آپ یہ نہیں مطالتے کہ یہ کوڈس کیا انڈیکیٹ کر رہے ہیں تو آپ کو بتانا چاہیے 5 کیس لی ہے 4 کیس لی ہے 3 کیس لی ہے 2 کیس لی ہے اور 1 کیس لی ہے اکسر یہ ہوتا ہے کہ جب آپ mail question ڈیر سینٹ کرتے ہیں تو لوگ پہلے response پہ آپ کو جواب نہیں دیتے تو اس کے لیے ریسارچر کیا کرتا ہے follow up ڈیر مینڈرز بھیجتا ہے تو آپ دو ری مینڈرز standard procedure یہ ہے کہ آپ اپنے respondent کو دو ری مینڈرز بھیشتے ہیں پہلے ری مینڈر آپ اس کو 7 دن کے وقفے کے بعد بھیجے اور دوسرا ری مینڈر اس کو پھر اس کے ایک week کے بعد بھیجے اور دو ری مینڈرز کے بعد آپ اس کو یہ کہہ سکتے ہیں کہ اگر آپ کو ضرورت ہے دوارہ question ڈیر کی تو آپ اس کو وہ دوارہ بھی بھی سکتے ہو سکتا وہ جلدی میں کہیں پہ اس سے miss place ہو گیا اور question ڈیر بھیشتے وقت آپ کو چند باتوں کا خیال کرنا چاہئے اس میں سے ایک تیز یہ ہے کہ کبھی public holidays جیسے کہ ہمارے ملک میں اید کے دین ہے پھر مہرم کے دین آتے ہیں پھر سمر holiday ڈیز آتی ہے winter holiday ڈیز آتی ہے تو ان دنوں میں آپ question ڈیرز نہ بھیجے کیونکہ ان دنوں میں لوگ holiday ڈیز کے لیے بائے نکلے ہوتے ہیں تو بھی بھی وہ خود سے اس کو رسیف نہ کر پائے یا وہ پھر اس کو ڈیز نہ کر پائے تو do think about the major holidays when ever you are sending the mail question ڈیل کے question ڈیر and do not put questions on the back page آپ دبل سائن پرنٹ نہ کریں سنگل سائن پرنٹ کریں اور اس کو بلکہ back ڈیز پہ اس کو اس کے پاس پیس ہوتا کہ اگر وہ کوئی commits دینا چاہئے تو وہ وہاں پہ آپ کو commits دے دے اور آپ یہ کوشش کر سکتے ہیں کہ آپ نے study کیلئے کوئی sponsors ڈیکھ لیں لوکل اور جو ڈیجٹمیٹ ہو جیسے government کے کوئی ڈارے کے ساتھ اگر کام کر رہے تو اس کے لیے آپ کو a sponsor ڈیکھ لیں اگر آپ university کی پر کوئی undergrad یا post graduate کی study کر رہے تو اس کے لیے آپ دیکھ لیں کوئی آپ کو a scholarship ڈیل جائے تو آپ کا یہ دیتہ کلیکشن تھوڑا سا ڈیز ہو جاتا ہے اور جب آپ کے پاس ایسا fund ہوگا تو آپ کیا کر سکتے ہیں کہ آپ اپنے mail questionnaire میں کوئی ایک چھوٹا سا money free incentive کوئی چھوٹا سا a gift کوئی آپ اس میں add کر سکتے ہیں تاکہ جب آپ کو جو respondent ہے اس کو بھی اس چیز کا احساس ہو کے بھی آپ کا جو وقت لیا گیا ہے ایک چھوٹا موٹا آپ کو gift add کر سکتے ہیں mail questionnaire میں یا کوئی چھوٹا موٹا money free benefit ڈے سکتے ہیں تو اگر آپ ان چیزوں کا خیال لکھیں گے جب آپ mail questionnaire کو use کرے تو میب کی جاتی ہے کہ آپ کا جو ہے response rate وہ بہتر ہو جائے گا اگر آپ ان چیز ان سٹپس کو ان point کو کنشنر کریں گے تو