 سلام علیکم میں ہم اختار عمرت ورچیل یونسٹی کے کورس مجھٹی ٹ ٹ ٹ ٹٰ کے ساتھ اور یہ ہے ہی مرسوز مانجمت تو آج ہم اس کے لیکچر نمر ٹ ٹ ٹ١ کے ساتھ یہاں پر ہی ہیں یہ آپ کو ہی ہاں پر دیکھتی ہے جب ہم نے آوٹکم پڑے تھے تو اس میں ایک لاس تھا جاب اویلویشن تو بیسیکلی یہاں آپ دیکھتے ہیں جب ہم اپرٹکال جب اور اسی بیس پر then آپ دیکھتے ہیں نہ صرف یہ بلکہ this job analysis is also providing you a basis to decide about the health and safety requirements for a particular job کہیں پی آپ نے دیکھا ہوگا کہ جہاں پہ زیادہ spark کا light کا کام ہوتا ہے تو وہاں پہلے protective glasses آپ کو جو وہاں پہ لوگ کام کرے ہوتے ہیں وہ use کرتے ہیں سمجھلی لی you might have observed that in those big setups where you have noise there تو وہاں پہ جب آپ اندر جاتے ہیں تو آپ کو special وہ دیتے ہیں کہ آپ کانوں میں بلگالیں blog سے تاکہ آپ کو ساون سے آپ کی your hearing capacity وہ دیسٹرب نہ ہو سمجھلی آپ کو وہاں حلمٹ پنائے جاتے ہیں وہ بھی پرٹکال jobs کی requirements ہوتی ہیں کہ health and safety کے لیہاں سے that is a essential part and sometime even you have a specialized dress whole desk for you because that is also a requirement of that particular job تو کیا ہوا کہ even وہ جیک بیسٹیک activity ہے یہ function ہے health and safety کی جو concentration ہے you organization کے لیے اس کو act کرنے کے لیے بھی اس کا decide کرنے کے لیے بھی you need to have some basis some reference point and that is your job analysis سمجھلی with employer and labor relationship کون کس کو responsible ہے کون کس کو job دے ہے یہ بھی اسی بیسٹ پی آپ نے decide کرنا ہے and so on so that that was basically the point I am trying to convey to you is the importance of job analysis in the whole process of human resource management اس کے لیوہ کیا ہم نے دیکھا پھر اس کا strategic role دیکھا ہم نے job analysis also white role is white strategic role like in this position کے چینج in the organization strategic goals کسی بر ایسے انوار میں چینج ہو رہی ہے تو organization نے اپنے strategic goals چینج کر لیے تو naturally now the change in the way the organization is operates it is also obvious if you have decided to move other way نئی آپ نے اس میں innovation میں جانا ہے نئی technique میں جانا ہے نیا کام کرنا ہے یا نئے تریکے سے کام کرنا جیسے like اجتے کرے بز ورد ہے لوگ کے پیبر لیس آگنازیشن now earlier I already give you this example کہ پہلے ہوتا تھا کہ لوگ manually کام کرتے تھے فائلیں ہوتی تھی دہیر ساری due to this invention of new technology it and computers کیانے سے وہ چیزیں کام ہوتی گئی now most of the work is done through computer تو آپ کے پاس وہ پیپرورک کام ہوگئے تو اپریشن کہ وہ چینے ہوتے گے نا تو now کردنگی you need different kind of skills in your human resource are people so when you identify that you need different type of people now for your organization so of course now this job analysis part is playing its role now you have a specific except new job description and of course job specifications this way how important this job analysis is and it is always also part of your strategic management process what are the outcomes of job analysis two outcomes کیا تھے job description yes today will also be discussing these things last lecture میں آپ سے کہا تھا کہ اس کو تھوڑا سا detail میں ہم اگلے lecture کے اندر cover کریں گے so job description کے بعد اسی کے اندر job specification دیا جاتا ہے and that is also the outcome of job analysis اور بھائی جبantیک پیٹیگ saw how to figure out the worth of that part of job we call it job valuation تو یہ ساری چیزیں ہم نے اپنے لیکچر number 14 کی اندر cover کی so i believe کے things are now more clear to you اسی لیے میں بار بار ان کو اسی لیے میں آگلے لیکچن میں آگے پشلے کو لنگ کرتا ہوں تاکہ you should also be fully present here and link whatever we have discussed in previous lecture and what we are going to discuss in today's lecture so that the thing should be clear and you should understand it better. وہ جو کچھ چیز بنیاد رکھتے ہیں پر اس کے اوپر ایک سیکم سے چیز چلتی ہے تو اسی لیے وہ چیز اچھی بنتی ہے. تو اسی ساب سے یہ پاٹ بھی ضروری ہے آپ کے لیے سمجھنا اور اس کے ساتھ میرے چلنا اور سمجھنا and that will make the difference. so let's move for today's topics آج کیا ہم نے پڑھنا ہے اسی کی continue ڈی ہے وہی چیزیں جو ہم نے last lecture کے اندر پڑی تھی تھوڑی سی اس کا کچھ پاٹ رہ گیا ہے اس کو ہم آج کور کرنے کوش کریں گے ہم تأ sided ایک بہت ہی جو اندر پڑھے گا سکی کے مدر مدة ساری دیتے ہیں اپنے اپنے جو اندر یا مدر ساری دیتے ہیں ہم کرنا پڑھے گا تو تمہیں جو ہمیسورس دیپارٹمٹینا سے کھا گا اور ہمیسورس دیپارٹمٹینا اور ہمیسورس دیپارٹمٹینا اس کا ایک گول یہ بھی ہے، بہت بہت اہمارے بہت بہت بہت ہے، ایک بہت بہت بہت ہے۔ یہ بہت بہت ہے، ایک بہت بہت بہت ہے۔ ہمارے ہم تو انفارٹشورلی کبھی کبھی یہ بھی ہوتا ہے، کیوں پرسنالتی سے فکرسا ہے، وہ جانتے ہیں کہ پرسنالتی سے فکرسا ہے، معاہ، سقل، موٹیویشن اور بوجود Volume اماماً دیکھا گیا ہے کہ لوگوں کے پاس معاہ و سقل بھی ہوتی ہے، انہیں کورسی سے بھی کیا ہوتے ہیں، سیکھا بھی ہوتا ہے، رکھٹیگر اکسپیرنس بھی ان کا ہوتا ہے، ایک سب پرسنالتی سے بھی بہت بہت ہوتی ہے۔ دہتے ہویتا ہے ،zz اور انہوں جوانتا ہوتا بہت ہوتا ہے ،لہتے انہوں جوانتا ہوتا ہے JOEسے جب کسی خوانٹی ہیں ، لہذا لہذا میھا بہت سکھنا پڑتے ہیں لہذا ایسا کہ د پرالنز تک ہے ، کیا ہم اس سے بہت سکتے ہیں ، چاہیے نالائچ کی والدی میں ،ισکیلی ہوتا ہے ، ناظری کی انترش ہے اس کی روح take ، یہ ٹائس ہے جلی پانٹرٹ ہے اب آپ اپنے انٹریزوں کو فیت کرلے ہیں، صب لے کے ساتھ فکر جاب جاب میں کیا ہے کہ وہ دفٹیز کے ہی ہیں اس کے ساتھ کیا انسنترورٹیج ہے کہ آپ آپ کے ساتھ پہنے درکہ حالتی ہے اور جب دانوں کا معج ریئت کریں گے تو سباہی اور بھی کیا ساتھ ہوں گے تھی آپ کی جاب اوٹکامز کیا ہوں گے اور آپ نے اچیف کرنائے وہ لیکن آپ کو ملے ہی ملے گا اس ملے کے ساتھ کیا ہوں گا کہ پرپارin میں لے گا اس دلے فرید ہوگی آپ کیا Tomorrow اپاے میں نہیں You' executive کے بارے میں حقوق مجید مجیدو will get what you okech to do it from other people where also the biggest fact is satisfaction. ا penalty منم not to do him satisfaction again your satisfaction as a manager other person satisfaction as a worker or employer are employees organization satisfaction because they are delivering their Responsive their Eаться efficient their effective and society satisfaction of the due to prosperity and that is what is and here job analysis playing whiter rule So how job analysis is becoming important here because we are thinking that the goal is to create a match or fit between a person and job. اُس کو عمل کا شکل میں سمجھیں کی کوشش کی جاتا ہے لیکن job analysis کیسے روٹ پلے کر رہے ہیں وہ ایسے کر رہے ہیں because you need information about person and job than you will be able to create a match or fit isn't it like that تو آپ کو تو سب سے پہلے اگر آپ نے as a human resource manager as a manager if you have to create a match or fit then you need some certain information about what the person of course first for the job and then based on those information you will determine what kind of person you will be requiring who or he or she will perform that particular job اس کے لئے naturally you need to go for job analysis I am getting job informations ڈس میں task ڈیفٹیز ہے اور اس کے ساتھ اس کی وہی job description as specification کہ اس نے کیا کرنا ہے کیسے کرنا ہے اور اس کے لئے کیا skills کیا qualify کیا ability چاہیے ہوں گی جاہیی ہمارا جو آپ کو لیکن سوچائے والا ہے کہ یہ ہے آپ کو بہت لیے آپی ساکھیں تو آپ کو سوچائے جو آپ میں راستائے پر پینے بھی لے گا لیڑے واؤ entitled ڈیمیٹ گولیر سے خلق جنہوں کو سمجھے رہے ہیں اسی آemaٹ کی ویڈیو اپنے جانا کسی نظر کے لئے اور اس کے لئے ہم بہت سی اس بھاڑے کیا انجا which a different style say i think lecture number 14 میں بھی دیسکن ہی ہے مختلف تقسی کے اندر مختلف تریکہوں سے یہ ہی چاہتے ہیں کہ یہ مختلف دفعی جانتے ہیں باقعا بڑک مطبخصی ہے بہت سمجھیں ایک ایک ایک چاہتے ہیں ہے RPMی ب کہنے کے چاہتے ہیں ہمارے سرکتے ہیں آنکی کو پر سارکتے ہیں بہت سمجھے کچھ تک آپ بھی سنگہ کو پر حالتار ہیں جاب نلسیز官 جاوڑی ناوڈیز کے بہترین طرح here you have to identify the objectives why you want to do job analysis okay what x and you have to get the commitment from the top because ultimately they are the people who will be deciding okay what to do and when to do so involvement of the top management top commitment جیسے کہتے ہیں that is also very essential when you are planning so from the start you should be clear what you are supposed to do and if you are doing something you have the packing from the top management so that you should be able to get some results out of it second point then you have to prepare for the job analysis and how you do that you have to identify what kind of job is it what kind of methodology is there what is it about and if you have an existence job you have to review it review existence job documentation whatever you have in your department you get information from anywhere you should first review it and then discuss that process with the employees with the manager so that now you should be clear that what kind of information you have to collect on the kiss line what kind of document you have to collect so that is the preparation part next logical point should be you actually do it conducting the job analysis what do you have to do in this you have to get the data what is data here data is the information that information you have to gather and then you have to compile it by reviewing it in the form of any document so that is doing it yes after that based on that now you will do the next important part that is the developing the job description and specification because that will be the that will be a kind of written document for you as a reference point for all future HR activities because based on those job description and job specification you are going to compare all different activities and see where something is missing job description and specification when I defined I did it in the last lecture what is it let's go ahead and see in detail so after that within job description even and specification you are supposed to draft job description and specification initially draft my observation my data that I have collected that I have compiled that I have analyzed that I have analyzed that I have gathered information on that space I believe for this particular job the person who should be performing that job should be doing such and such things and for that within that these are the abilities these skills this knowledge this technical orientation should be done and in this specific environment within this machine equipment it's our activity a task here a job performance you have to draft this first then you have to review that draft with the employees and manager of course they will be the people who will be using it you don't want any bias opinion there so you want to have the more participative approach so that before finalizing everybody should be clear the people who will be performing it the people who will be managing it they should also be involve to finalize the the document which is job description and specification then you will get those few feedbacks or you will identify the recommendation from people like manager implies some experts and you will incorporate those recommendations and finalize the description part and then make the recommendation yes I believe based on my study based on my this although the exercise this is the way this job should be done and for that this will be the requirement this is the qualification the person will create the best match for it next step job analysis should be you have to maintain and upgrade the job description and specification because you don't you cannot fix it right that's it now before this as a bible this you make your basic your rule make them you have to be proactive often on this I will remember lecture 14 I discussed when you do job analysis you can do job you can create a new job you can change the same you have to maintain and upgrade update job description how and when if there is some kind of change in the organization if there is some kind of changes in technology or the way people are working you have to be reactive you have to act as a proactive you should before time analyze it and see what kind of changes are required and for that you have to periodically review all jobs so that you should be able to provide the best information and based on those information based on those documentation you should create the best match so that organization should be able to achieve their goal in efficient and effective way now let's see what methods do we use for job analysis ای جو انفرمیشن آپنے لیے نیے کیسے لیے نیے can we get some ready made solution from the outside کیاں بذار سے ملتی ہیں کیا کو ڈاکو مٹ ہے کہیں پے so organizations may use different methodologies techniques different approaches for job analysis اُسی کو دیکھتے ہیں so let's move what are the job analysis methods and again remember we are talking about collecting the information وہ جو کہتے ہیں you have to collect the data job analysis کیسے لیے نیے but آپ نے بڑی دفعی سنے ہوگے question years observation I can go and I will discuss one by one again question years کیا ہوتے ہیں آپ سوال ایک آج کل آپ نے دیکھا ہوگا marketing کے لوگوں سروے کر رہے ہوتے question years سوالنامیے کے طور پر بھیجا جاتے ہیں وہاں سے information لیے جاتی observation آپ دوسرے کو کام کرتے ہو دیکھتے ہیں observe بھی کرتے ہیں and I will discuss one by one their pros and cons کیاں کے فائدے کیا کیاں ہیں کسی میں کیا problem ہے so that thing should be clear in your mind you can go for interviews one to one any person who is doing the job analysis part he or she can go and individually see the people make the appointment sit together interview them collect the information and based on those information then they will make some recommendations کہی ایسی کہی ایسی organization بھی ہوتی ہیں جہاں پہلے جس کو دیری بھی کرتے ہیں یا log system بھی کرتے ہیں کہ جو activity ہی or she is performing they also record کہ میں نے یہ کیا کسی اچھے اسٹریمٹ پے آپ کام کرے ہوتے ہیں you point step by step check list کے طور پے کام کرتے ہو کہ do first this yes I have done this دیکھتے ہیں میں نے ایک جامبل دیتی کہ جہاں جڑااتا ہے ان کا پاس a check list بھی بڑی ہوتے ہیں کہ okay they are supposed to check all those things so that is the جھوڑ، قامت اربہ ا پہ بھی داریسیسٹم ہے میں ہوں تو یقا 그래요 اسھی طریخ کے لئے you go 就ây نایس Appreciate Something do what kind of what is a job being performed what exactly do you do what are مجھے حقیصے ہیں؟ آپ ہم 1-2-1 بیٹ کے انترویو کرتے ہیں جس سے آپ ساری افرمیشن کو بہت کریں گے اب اس کا فہدہ کی ہے؟ آپ یہاں بہت کنٹرول ہے لیکن نقصان کی ہے؟ انہوں سے بہت کنیمین ہو سکتے ہیں اور مجھے بہت ہی بہت میں میں مجھے کسی بہت محقق ہوتی ہے یہ سارے منی مطابق لوگ ہوتے ہیں چلان کیا ہے؟ ہمیں کسی نقصان ہے but this is the trade-off you have to do آپ کے اپنے بہت کسی مطابق ہے؟ آپ کیا چیز ہے؟ ایک جو ایک باقاہر کسیے کو ایک اس کی باقاہر کسیے کو ایک سوال نامہ سے بنا لیے جاتا ہے ورس سے پھر آپ لوگوں سے باقاہر پشتے ہیں اور وہ ایک سوال نامہ سے بنا لیے جاتا ہے spectacularly you should go yourself are even know you can go yourself and just quickly do those question going on again this is a very technical task making preparing a question is a very technical job، کیا کوسٹن پوچھنے ہے کس طرح پوچھنے ہے this is a separate subject اس میں میں آپ سے پوچھو کہ آپ نے کل دوپیر کے کھانا کھانا کھایا تھا آپ کا آنسر کیا ہوگا yes or no تو that is a close end question اگر میں آپ سے پوچھتے ہو کہ کل آپ نے دوپیر کو کیا کھانا کھایا تھا تو that is an open end question you can answer anything دال چاول کھایا تھے چکن کھایا تھا بریانی کھایا تھے whatever تو پھر again this is a very technical thing کہ how you will design the questions کوششنیر کے لیے بھی مُسکے پھر مختلف طریقے کندرٹ کرنے کے you can send through mail of course it is a cheap method but again it is a time consuming and people might not respond you that is another concern تو کوششنیر میں بھی ایک طریقہ ہے کہ کوششنیر کے ذریعے آپ لو you take data, you take information then you compile those information and make the recommendations similarly observations instead of interviewing of course you might have a certain question but mainly the job analysts یا وہ جو job analysis کرا ہے وہ جا کے بیٹھ کے دیکھتا ہے کہ وہ جو perform کرا ہے وہ اپنے activities کیسے کرا ہے and mainly physical activities کسی مشین پے کو کام کر رہا ہے so observation is another way or another method of doing the job analysis or collecting the data or information for your job analysis similarly as I said دائری method بھی ہوتا every activity that implies engage in what he or she records the activity along with their time اتنے بجے کام شروع کیا ہے اتنے بجے یہ کام شروع کیا ہے اتنے بجے یہ کام شروع کیا ہے اتنے بجے یہ کام شروع کیا ہے اتنے بجے یہ کام شروع کیا ہے this is a very good record basically اس سے آپ کو ناسر بھی اندالہ ہوتا ہے کون کونسی activities ہوری ہیں بلکہ اس کے ساتھ یہ بھی معلوم ہو جاتا ہے کہ ہر activity پر کتنا time صرف ہو رہا ہے again here you might have a certain problem see if you have to write yourself all activities and time you might be there might be some biasness there but again as I said earlier these are different methods people are using of course there are some pros and some cons of each method but it depends what you are up to so let's take one example of interview کچھ چند کوشتن کس کسم کے پوچھے جاتے ہیں ان کو دیکھتے ہیں typical questions ask during interview what is the job being performed very logical question actually کیا جب پرپارم ہو رہی ہے اس کے لابا what are the major duties of your position جس position بیٹھے ہوئے کیا کیا اور ڈیفٹیز ہیں آپ کی کون کون سے tasks آپ کو پرپارم کرنے پڑتے ہیں that is another type of question people ask when they are doing the interview what exactly do you do and you can frame those questions how ever you like but the main objective is to get maximum information about the that particular job یہ نہیں ہے کہ آپ نے صرف یہی کوشتن پوچھنے ہیں I am just giving you some examples کہ تیپیقلی اسٹرہ کے کوشتن کسٹرہ کے وردنگ میں کسٹرہ پوچھے جاتے ہیں that is the difference but main objective is the same کہ you want to get maximum information out of it what physical location do you work in کسی environment میں آپ کام کریں کیا کہ ریکوارمت ہے یہاں پر کیا سپیشل ٹیمپریٹیر ریکوارمت ہے کوہمیڈیٹی کا مسئلہ ہے کلین سپیس چاہی ہے آپ کو لائٹ کسٹرہ کی چاہی ہے یہاں پر کیا کوئی پروٹیکشن ضرورت ہے وہاں پر and so on سمینہلی what are the education experiences skills required یہ پتیکل جاپ کرنے کے لیے کیا کہ چاہی ہے آپ کو skill آپ نے کیا پڑا تھا کیا کہا گیا تھا کہا گیا تھا کہ آپ کو یہ یہ چاہی ہے اور کسکی سمکہ training آپ کو دیگی تھی so that you should have an idea کہ what are the requirements the person who has to perform this job must have minimum these things like qualifications experience skills or whatever آپ کوئی جاتے ہیں وہ کہتے ہیں یہ آپ کا تو پہلے ٹیست ہوگا 6x6 eyesight ہوگی تو پھر آپ اس کے لئے apply کر سکتے ہیں کوئی کہیں کنیڈیکر جاپ کے لیے جاتا ہے تو وہ کہتے ہیں یہ اگر آپ کی speed ڈائپنگ کی اتنی ہے اور microsoft office use کر سکتے ہیں computer use کر سکتے ہیں internet use کر سکتے ہیں yes then you can apply for this job کسی جاگہ requirement ہوتی ہے کہ آپ آپ کو you want to join a teaching job especially if it is university you need a master degree master degree on it with first class degree in particular relevant subjects and then you will be able to teach آپ کو ایک teachر چاہیے جو آپ کو language کا programming کا course پڑھانا ہے اس نے mathematics کا course پڑھانا ہے اب اس کے لئے آپ نے دیکھنا ہے کہ اس کی کیا requirement ہوگی اس کی education کیا ہونے چاہیے yes university level کے لئے entry کے لئے atleast master in our system first class میں ہونے چاہیے ok اب یہ نہیں ہو سکتا کہ English و master کی ہوا maths کے لئے آپ لے لے یہ وہ maths پڑھا رہا ہوں yes of course if he has double degree mathematics و master English و master that is a different story so that is also you will ask such type of question when you are doing the interview for the job analysis what activities do you participate in کیا سیکوانشل کیا کیا کیا کرے آپ کس طرح کرتے ہیں this is another type of question you ask during the job analysis interview and what are your responsibilities divities to whom you are responsible who is who is responsible to you یہ ساری چیزیں بھی آپ نے those job analysis کے اندر information لینی ہے interview کے دوران یہ question اس طرح کا بھی پوچ سکتے ہیں but don't carry your like یہ دی ایک question آپ نے یادی کرنے یہ صرف ایک سمپل کے طور پر آپ کو بتا رہا ہوں کیا چیزیں کیا چیزیں کیس طرح کیا جاتی ہیں not necessarily the same wording with the same letters or words no anybody can have he can or she can frame their own way different question but again remember the main issue is the main logic is main philosophies to get maximum information about that particular job what are the type of questions what are the basic performance standards yes how can you see کہ یہ performance ٹیک کوئی standard بھی فکس کرنے آپ نے وہ بھی آپ اسی interview کے ذریعے ڈیٹرمن کرنے کی information لینے کی کوشش کریں what are the job's physical demands کیا اس کے لیے کچھ physical activity بھی کرنے پڑتی ہے جیسے میں آپ سے کہا تھا کہ اگر کوئی چیز اٹھا کہ یہاں رکھنی ہے تو of course requirement will be کہ person should be physically fit and having both and اس کے working ہونے چاہیے آپ نے پڑنے کا کام کرنے تو yes your eyesight should be perfect read کرنے اگر آپ نے سننے کی کام ہے تو آپ کی hearing capabilities perfect ہونے چاہیے and so آپ نے دیکھا ہوگا army میں کے لیے آپ اپلائے کرتے ہیں تو وہ آپ کو دیکھنے کہ آپ کے پاؤن جو ایک کامیٹس تو نہیں اکر بنا چاہیے بھاگنے میں دورنے میں اسی طرح جب I believe I don't know I am not sure but وہ دیکھتے ہیں کہ آپ کے گھٹنے دو اپس میں نہیں ملتے تاکہ جب آپ exercise کرتے ہیں marge کرتے ہیں آگے تو آپ کی طاغے اپس میں نہیں تکراتا so these are the physical demand actually آپ دیکھتے ہیں کہ آپ کی اور اس کے لابعا کیا اور اس کے physical demand میں یہ بھی ہو سکتے ہیں کیا کہ رسورت physically آپ کو چاہیے یہ جاب کرنے کے لیے what are the health and safeties concern conditions there what are the prerequisite اس میں نے شروع میں آپ سے کہا تھا کہ آپ کو glasses پین کے یہ کام کرنے کہ آپ کو sarpe helmet ڈاک کے یہ کام کرنے اور یہاں پر own کون سے health concern ہے جس کے لیے آپ نے پہلے ہی اس کی inbuilt وہ جینے رکھنے تاکہ you should be there must not be any accidental problems for in future for imply for organization or for anybody that is that type of question is also included in that interview which you do for the job analysis what are the sources of data کہاں سے انفرمیشن ملتے ہیں آپ کو جیس میں آپ سے کہتا کتاب ہے کی دکان سے ملتے ہیں کسی لیبری سے ملتے ہیں yes of course you might have some written information but mainly وہ employees ہیں who actually کام کریں ان سے آپ دیتا لیتے ہیں yes supervisor جو ان سے کام لے رہا ہے اس کو بھی پتا ہے کہ کیا کام لے نا he or she will be also another source of data or those information who else yes manager but of course the detail the more you go up at the top level the more they have the strategic information and less technical information it is always suggested that you have the mix of observation so that you must have the detail information ہر ایک کا اپنا نکتا نظر ہے اس خاص چیز تک دیکھنا ہے آپ کو یاد ہوگا جب ہم نے skills پڑے تھے technical conceptual and human skill شروع میں I think it was lecture number 2 اور اس میں دیکھا تھا کہ top management کے پاس conceptual skills زیادہ ہوتی ہے technical line manager کے پاس یا worker کے پاس زیادہ ہوتے تو کوششے کرنے کیا وہاں سے زیادہ technical information لیکن اس سے باقی جو relevant information ہے مختلف لوگیں لوگوں سے آپ لے سکتے ہیں and they are also the source of those information سیمینرلی job analysis کچھ لوگ ایسے ہوتے جن کی اپنی specialization اسی مجھے لیتے کہ وہ صرف job analysis کا کام کرتے ہیں analyst کا کام کرتے ہیں after doing such so many job analysis activities now they have pretty enough information about few jobs تو وہ بھی کچھا source ہو سکتا ہے کہ آپ ان سے information لے لے and who will conduct this job analysis ہر کسی نے کرنی ہے maybe let's see HR کا job analysis جو ہوتے ہیں specialized work کے لیے and again it depends on organization size if you have a small organization you might not have job analysis even if you don't have the complete human resource department لیکن بڑی organization کے اندر they have specialized job analysis جو یہ specific کام کرتے ہیں کہ وہ جاکے these are exercise کرتے ہیں sometime you hire consultant there are people in the market they do this and consultant can be internal external آپ اپنے ایک internal organization سے big setup ہے آپ کے پاس Karachi میں Lahore میں Islamabad میں مختلف units ہیں آپ کسی اپنے پرسن کو اپنے کر کے this process کے لیے and he will perform the internal consultant job but again you can hire the services go for outsourcing hire the services of person from outside now again the decision who will do that will depend on so many different things how much time you have how much resources do you have how much how big this task is and what are your priorities and that will give you kind of recommendation you will get recommendation that what you should do and they do it from outside their benefits their losses they do it from their own because if you have your own job analysts are your internal consultant because he or she is already with the system they might have some biases already developed there in their mind but the benefit is that they understand the system they stay in detail they will go in detail and do the job analysis if they are doing this and then for you it is feasible but if you hire external consultant take it from outside outsource it its benefit is that that person will be experienced with a realistic approach and a lot of experience will be left so you can give a good suggestion but same time it will be expensive or maybe he is not taking that much interest going in deep and they just go for surface and do the write up as he has already given so many other organization so that you have to decide as an organization as a human resource manager who has to perform this task similarly the supervisor managers of that unit of that area of that particular of your profession they can also do their own job analysis so that again it depends there are some problems too with the job analysis what are those problems too lengthy but I have to work in detail I have to observe small things so it is a lengthy process what else the length is of course time consuming and require much patience you have to work with a lot of skill this is not I have to change what I want now it is time consuming and need lot of kind of paper work and all those activities because this is a base if the base is wrong then the activities you will do above that those all the good will do but when the base is wrong the information is wrong then that will be the result will be not desirable and as I told you if in your mind whatever job analysis is doing this job analysis approach کبھی کبھی اس میں سٹیوٹائپنگ بھی آجاتی آپ نے دیکھا ہوگا کہ ساتھ یہ والی آگنائیشن والی یہ کرتے ہم بھی یہ کر لیتے ہیں you have to see the ground reality کہ کیا واقعی آپ کی آگنائیشن کے اندر یہ چیز ریکوائٹ ہے کیا واقعی آپ کی آگنائیشن کے اندر اس چیز کرنے سے کوئی چینج آئے گی and even then people go for the process re-engineering ات نئی ترم آپ نے سنیں کہ سارت نئے طریقے سے کام ٹیکنی ہو رہا let's go and change it all together and that is very technical decision very strategic decision آگنائیشن has to decide if though if they have to go for the process re-engineering اس کے لیے you need a kind of very like the exercise detail very minute detail informations and then bench mark with other people and see the your own what is a SWOT analysis کرتے ہیں اس میں بھی آپ کو SWOT analysis کر کے دیکھنا ہے کیوں کیوں what is the strength we have what are the weaknesses where we have the opportunity and where is the threat اس بیس پر رہا ہے کہ پھر آپ نے یہ سارہ process re-engineering کا process کرنا ہے اور اس کے بیس پر آپ نے اپنی job analysis کو اس کے لیے use کرنا ہے but anyway we were talking here the problems not problems basically some concerns about job analysis it is lengthy time consuming and might be biasness they are involved یاد رکھی لیکن ایک بات کہ یہ بنیاد ہے آپ کی سب HR activities کی اس پر تھوڑا time لگ بھی جائے تو no problem تو we have already covered this part what are the outcomes of job analysis job description job specification and job valuation let's see یہ کیا چیزیں I have already defined already کیا ان سب کو لیکن تھوڑا سا more explanation کے ساتھ make it better understood job description کیا چیز ہے now it is based on those activities exercise of job analysis now you will draw job description job description کیا ہے یہ ایسا document ہے جس میں اندر job title ہوتا ہے کہ یہ اس کو کیا کہیں گے اس کی job identify کیا جاتی ہیں کیا کیا اس کے essential functions ہیں اور اسی میں job specification بھی ساتھ آجاتی ہے کئی دفعہ یہ separate بھی ہوتی ہے لیکن اماما ساتھ ہی اس کا part بن جاتی ہے جو یہ بتاتی ہے کہ اس کی لیکن کیا requirements ہیں let's look in detail items typically included in job description are major duties performed for that particular job جو یہ کام کرے اس کو یہ یہ کام کرنے پڑھیں گے آپ گھر میں چوکیدار بھی رکھتے ہیں اس کو ہی بتاتے ہیں کہ آپ نے یہ دیوٹی کرنے ہیں کے رات کو یہ باہر کی لائٹیں جلانی ہے آپ نے روازوں کو چیک کرنے اور اس طرح یہ دیوٹیs پرفام کرنے اور صباح کے وقت لائٹیں بن کرنے ہیں and so on so you have to decide about the duties اس کے بعد then in job description you also have information like the percentage of time devoted to each duty اگرائشن کے اندر مختلف task پرفام کرتا ہے ایک پرسن مختلف drifting دیرہا ہے ہر time کی ہر drifting کے لیے resize time frame بھی بنائے جاتا ہے یہ کیسی لیے ہوتا ہے ایک تو performance بیتر کرنے کے لیے اور then when you are deciding about the compensation other thing that will also help you to decide decide those things performance standard کو بھی بتایا جاتا ہے یہ بھی اس میں انکلوڈ ہوتا ہے کہ that level will be the minimum acceptable standard like جیسے میں آپ سے کا type list آپ نے رکھنا ہے تو اس کی speed کتنی ہونے چاہیے گلتیاں دونی اس میں کرنی atleast at the end of the day you will be expecting such and such thing from تو ایک standard fix کرتے ہیں آپ وہ بھی job description کا حصہ ہوتا ہے working conditions and possible hazards اس کے ساتھ انوال جو ہے وہ بھی آپ کو بتانے پڑتے ہیں لکھے ہوتے ہیں اس طرح کی condition کے اندر کام کرنا ہے یہ یہ چیز ملے گی ہونے چاہیے اس کے لیے and number of employees performance the job and who they report to اس میں آپ کی حارکی آپ کی authorities کو بھی define کیا ہوتا ہے job description کے اندر کہ آپ کا boss کون ہوگا آپ کس کو جو آپ دی ہوں گے اور آپ کے نیچے سبارڈنٹ کون کون ہوں گے that is also part of the job description the machine and equipment ملے گا لیے to perform that the particular job is also included in the job description so job description میں پھر کیا ہوا mainly it is focus on the job where you have the written statements what is to be done how you have to do it why you have to do it and when you will be doing that and that includes job content the environment and condition of the employment so all this comes into the job description if I show you the format the job title will be given if you see it in your text then you will have different examples of the job description I have also tried to be with you some of you must see it job title will be duties will be told in it some special distinguished characteristics should be told that this is a special requirement you need a 30 as I told you to whom you are responsible who is above you who will be below you how many people will assist you to perform a particular job that might be included in there and again it depends from organization and organization how much information they want to include in the job description but this is a standard type of thing the responsibility for which you should be accountable you can ask this was your responsibility what did you do in the performance and job specification of course part of that so what is job specification by the way minimum acceptable qualification skill should be a particular job description to perform the minimum acceptable ability skills knowledge should be we call it job description what is that education requirements can be experiences are also asked atleast how much experience should be then you can apply for this particular job sometime personality traits yes atleast how much height should be good looking should be if it is a public relation job all these things are included in that physical abilities as I have already given you an example if this particular requirement is there then this will also be included then the third outcome was job evaluation and what is that that is the worth of the job in which you have to establish its to compare for what compensation or relative value of it to compensate this is also based on job evaluation you get it and then you see it to use competitive analysis to use rest of the jobs in your organization that is job evaluation I think enough for today what you think but before we finish we have to summarize today's lecture and we have to see what we are going to cover next time so let's summarize it we have seen HRM's goal what is their goal to create a match between a person and a job and a person and a job the match created in the job is a better job if the match created you can have a better outcome you can get the better performance and of course the satisfaction of the person the organization and the society as a whole then we have seen job analysis method some questions were different interview and so on and so on we have discussed the pros and cons and then we have discussed all the five methods in this as I told you we have discussed the pros and cons and then the outcome job analysis we have seen what is the job description job specification job evaluation so now we are ready ready for what to start our next HR activity which is recruitment do read this that will be very interesting subject so I hope today lecture was interesting for you interesting in the sense that it has given you enough information and in an easy way to understand and then this base now we will move forward a little more specific activities will do we can the same thought work hard believe on yourself and you will make a difference with this thought thank you very much peace be upon you