 Hi, mijn naam is Mark en we maken een video serie over de Future Workspace. En vandaag gaan we het hebben over tools en software die je daarbij kunt gebruiken. Communicatie is natuurlijk de basis om te kunnen werken. En dat begint voor ons met e-mail en je agenda. Daarvoor gebruiken wij G Suite. Dat is de suite van Google waarin documenten, agenda en e-mail bij elkaar komen. Je kunt privacy bezwaren tegen G Suite. Maar er zijn weinig tools waar samenwerken zo makkelijk is en waarbij zoveel apps beschikbaar zijn om dat samenwerken te bevorderen. Voor contact met onze klanten gebruiken we een eigen ontwikkeld pakket wat Lily heet. Lily maakt het makkelijk om elkaar's inboxen in te zien en om workflows te koppelen aan die inboxen. Bijvoorbeeld voor een nieuwe klant of een bestaande klant. En daarmee kunnen wij als team ontzettend goed voor onze klanten zorgen. Nu we kunnen e-mailen, moeten we natuurlijk ook kunnen bellen. Daarvoor gebruiken we natuurlijk onze voice-telefonieoplossing. Dat kan met een app op de smartphone, maar dat kan ook met een web app voor de computer. Hiermee kunnen we overal bellen en gebeld worden door onze klanten. En Lily integreert heel mooi met onze telefonieoplossing. En hier stoppen we een beetje met het wij van WCA in het gehalte. Nu we eenvoudig met onze klanten kunnen communiceren, gaan er offerte aanvragen binnenkomen. Maak je jezelf eenvoudig en gebruik het boekhoudpakket Moneybird. Met Moneybird schrijf je niet alleen eenvoudige en offerte, je kunt er ook heel eenvoudig je facturatie mee doen. Je kunt zelfs je bank koppelen en daarmee is het doen van de administratie een fluitje van een cent. Heb je bonnetjes of digitale facturen, dan maak je er een foto van en stuur ze door naar het mailadres van Moneybird, waarna ze automatisch worden verwerkt. En heb je nou klanten die structureel vergeten in rekening te betalen, dan heeft Pete een hele mooie oplossing voor debiteurenbeer. Nou zijn mensen niet heel geschikt voor het onthouden van deadlines en to-dos. En daar is Asana een mooie toevoer. Het is niet de beste to-do-manager, maar het mooie is dat Mati de organisatie groeit dat je de status van die to-dos met je collega's kunt delen en daardoor kun je veel effectieve samenwerken. Zelfs projecten kun je opnemen in Asana. Het delen van die projectvoortgang is helemaal ideaal voor de remotewerker. Die kan namelijk gewoon verder zonder vragen te bestellen aan zijn collega's en kan dus onafhankelijk van de tijd zonder gewoon lekker aan de slag. Dat brengt ons bij het samenwerken met collega's en externe. Daarvoor is videoconferencing een hele mooie oplossing. Nou zijn er voor videoconferencing hele mooie tools beschikbaar, maar vaak zijn die duur en moet je de spullen verinstalleren. En daarom gebruiken wij het open-source jitsie, wat het ontzettend veel eenvoudiger maakt. Weer je nou niet in real-time met elkaar communiceren, dan zie je vaak dat er chatgroepjes ontstaan vaak op WhatsApp voor je werk. Maar slack is er voor een veel mooire tool. Het is een instant messaging tool voor teams en je kunt er efficiënt met elkaar mee samenwerken en we gebruiken het al jaren met heel veel plezier. Samenwerken betekent ook dat je dezelfde systemen moet kunnen en dat wil je natuurlijk wel op een veilige manier doen. En daarvoor gebruiken we een zakelijke password manager. Het is niet alle wachtwoorden in een gezamenlijke spreadsheet. Je gebruikt ook geen standaard wachtwoord voor de hele organisatie en je deelt ze zelfs niet via slack. Een goede password manager voor zakelijk gebruik is OnePassword. Slot hebben we nog een aantal tips om veilig remote te kunnen werken. Ben je op een publieke locatie, gebruik dan een hotspot van je mobiele telefoon om verbinding te maken met het internet. Heb je die optie niet, maak dan vooral gebruik van een VPN. Daarmee blijf je bedrijfsgegevens veilig. Een goede VPN-oplossing is van NoordVPN, maar er zijn heel veel oplossingen voor. Daniel Velaan testte er meer dan 100 waaronder NoordVPN die ik zelf op dit moment gebruik. Hij heeft over z'n prachtige website gemaakt met veel meer tips over beveiliging en die vind je op LaatjeNietHackmaker.nl. Ik hoop dat je wat hebt gehad aan deze tips en ik wens je heel veel remote werkplekplussier. Ticket it in!