 Hola, buenas tardes a todas y a todos. Bienvenidos a este pequeño evento de facilitación del NUC gestionas eficazmente tu información, organizado por EduCalab, un lugar de encuentro para la educación y promovido por el Ministerio de Educación y Deporte del Gobierno de España. Muchas gracias por acompañarnos en estos minutos, en el que trataremos de organizar y comentar aquellos aspectos principales que forman parte de una correcta estrategia de gestión, de almacenamiento y localización de archivos. Para todos aquellos que os acercáis por primera vez a un evento de este tipo o para todos aquellos y aquellos que habéis cursado o estáis realizando por primera vez un NUC, saber que es un evento de aproximadamente tres horas de duración, donde los contenidos están estructurados para adquirir una competencia digital concreta. Es un ano curso donde cualquier interesado puede participar, ya que no hay ninguna limitación tanto para el acceso como para el número de participantes. Como ya sabéis, aquellos que estáis participando en alguno de nuestros NUCs próximamente pondremos en marcha otros tantos para completar vuestras competencias, así que estás atentos a vuestro correo eletrónico donde recibiréis nuestras newsletter para poder continuar con vuestra formación. Bueno, como os decía, vamos a intentar desgranar en unos minutos cuáles son aquellos tips, aquellas pautas que debemos detener en cuenta a la hora de diseñar una estrategia de gestión de archivos eficaz y eficiente. Y para ello voy a mencionar o voy a comentar aquellos tips que me han llamado la atención, prácticamente todos, de una forma positiva en las estrategias que habéis aportado en vuestros retos. De acuerdo. Haremos en cambio, como os decía, en algunos de esos tips que sí me parecen estupendos. Y como os vengo recordando, a través de nuestros espacios de Facebook y Twitter, es muy interesante que veáis o echáis un ojo a todos los retos que están publicando vuestras compañeras y compañeros, porque realmente hay aportaciones muy interesantes que nos pueden aportar una visión diferente de lo que nosotros estamos realizando o una visión complementaria para nuestra estrategia de gran utilidad. Como os tengo dicho, son una gran fuente de inspiración. Quería darles las gracias también por haber participado en aquellas pequeñas encuestas que os he propuesto o aquellas pequeñas preguntas que os he lanzado a través de nuestro grupo Facebook o a través de nuestra etiqueta en Twitter infueficas. La primera encuesta que pusimos en marcha en estos dos espacios fue acerca del número de dispositivos de almacenamiento que gestionábamos habitualmente. La verdad es que me he quedado sorprendido con la respuesta que ha obtenido mayor número de votos que ha sido que la mayoría de los otros, la mayoría de los que habéis participado en la encuesta, gestionáis entre 4 y 6 dispositivos de almacenamiento dentro de vuestra estrategia habitual. Sinceramente pensé que iba a ganar la tercera de la respuesta que era, habitualmente gestiono más de 6 dispositivos, entre discos duros del equipo de sobremesa, del equipo portátil, almacenamiento en el table, teléfono y memoria USB. Pensé que la mayoría de vosotros iba a superar el número 6 de dispositivos a vuestro alcance. Eso dice mucho a vuestro favor y es que tenéis vuestra estrategia bastante controlada en cuanto al número de dispositivos que gestionáis o con los que trabajáis habitualmente. Respecto a las unidades de almacenamiento, decir aquellas que se utilizan para medir cuánta cantidad de información podemos almacenar en nuestros dispositivos, habéis aportado bastantes referencias, algunas tablas, algunos artículos de blogs donde se referenciábamos hacia un recorrido por las distintas unidades de almacenamiento, que sin lugar a dudas han ido evolucionando a medida que los dispositivos de almacenamiento por un lado han evolucionado respecto a la capacidad que nos permiten para almacenar nuestros fotos, videos y documentos y por otro lado, esa evolución hacia arriba en cuanto a almacenamiento, afortunadamente ha ido hacia abajo en cuanto al coste de almacenamiento por megabyte o por gigabyte. Si queréis dar más vuestra atención respecto a las unidades de almacenamiento en un detalle. Coloquialmente utilizamos como unidades de almacenamiento las basadas en el sistema decimal, es decir, en base 10 que es la que estamos habitualmente acostumbrados a manejar. Son las unidades que también habitualmente están a nuestro alcance en cualquier caja o embalaje de cualquier dispositivo de almacenamiento que podemos comprar en una superficie, bien sea una memoria USB, una tarjeta de memoria para nuestra cámara o un disco duro externo para hacer una copia de seguridad, normalmente las unidades de almacenamiento que mieden o expresan la capacidad de ese dispositivo de esa memoria están basadas en el sistema decimal. Pero quería mencionaros, aunque alguna ya ha hecho referencia en alguna de las tabletas que habéis publicado que desde el año 1998 hay un estándar, que es el estándar 8013 que está basado en el sistema binario, ¿vale? Sabéis que o conocéis su o suena que el sistema binario es el que utiliza internamente cualquier ordenador, dispositivo TIC para manejar la información o para gestionar sin termamente, es decir, todos suena el término bit y el término byte y a partir de ahí las distintas unidades de almacenamiento que estamos mencionando. Vale. Este artículo que os voy a mencionar ahora o esta tablita es una de las muchas que habéis referenciado dentro de nuestro espacio Facebook y a través de la etiqueta InfoEfficac en Twitter, ¿vale? donde vemos que las unidades de menos a más, igual que las unidades de medición de longitudes o de peso, pues van aumentando en este caso de 1.024, 1.024, 1.024 bytes, un megabyte, 1.024 k bytes, un gigabyte y así sucesivamente terabyte, petabyte, exabyte, etc. Vale, estas son, digamos, las unidades de almacenamiento basadas en el sistema decimal, pero como os decía, a partir del año 1998 hay un nuevo estándar desarrollado por la Organización Internacional de Normalización con el apoyo de otra organización que se dedica a elaborar estándar, que es la Comisión Eletrotécnica Internacional, donde han elaborado como es realmente la capacidad de almacenamiento de cualquiera de estos dispositivos, de cualquiera de los dispositivos de almacenamiento que tenéis en casa. Como veis, son las que hacen referencia a la parte derecha de esta tablita y su equivalente, lo que sería su equivalente dentro de la terminología poloquial, por lo que hemos utilizado hasta ahora. Vale, veis que megabyte es el término que hemos utilizado habitualmente, se convierte ahora en megabyte, igual que gigabyte, se convierte ahora en gigabyte, de acuerdo. Si os fijáis solamente en un pequeño detalle de técnico, a medida que las unidades de almacenamiento se van haciendo más grande, la diferencia de capacidad entre la unidad coloquial y la unidad oficial también es mucho más grande. Por eso sí es importante si estamos comprando, adquiriendo dispositivos para nuestra PIME o desde el punto de vista profesional, para nuestro colegio, para nuestra actividad profesional, que si tengamos en cuenta la capacidad real de nuestra unidad de almacenamiento y no la capacidad de, digamos, coloquial. Bueno, como dan tan edótico, también tengo aquí lo mucho que han evolucionado los sistemas de almacenamiento, vale, estos son uno de los primeros sistemas de almacenamiento externo, vale, de cualquier ordenador, que seguro que muchos de vosotros habéis tenido la oportunidad de trabajar o conocéis a alguien que generacionalmente han tenido la oportunidad de trabajar con algún dispositivo de este tipo o más evolucionado de este tipo. Estos son los conocidos disquetes, vale, disquete flexible, con una capacidad de 720 kB, vale, 1,2 megabytes. Ningún teléfono hoy en día, por de muy baja gama que sea, tiene unas capacidades de almacenamiento tan bajas y ilimitadas, vale. Este es un aspecto exterior de un disco flexible, vale, y este es el disco internamente, vale. Su apellido de flexible queda claro a qué se refiere, vale, que esté en concreto, pues tiene una capacidad de 1,2 megabytes, porque es de alta necesidad, un lujo para la época actualmente super superada. Bueno, ¿qué debemos de tener en consideración a la hora de definir una estrategia de gestión de nuestros archivos? Vale, debemos de pensar en algunos aspectos básicos. Primero, tenemos que pensar a la hora de hacer nuestro diseño, que como respondía a una de las dudas de una de vuestras compañeras o compañeros, decía, ¿cómo empieza a diseñar la estrategia? Pues bueno, lo mejor que podemos hacer es coger un lápiz y un papel y una goma de borrar, vale, y empezar a plasmar en una hoja, o si lo queréis hacer en un PowerPoint o cualquier otra herramienta que os permita hacer un diseño de una estructura jerárquica, vale, podemos empezar a plasmar cómo sería esa estructura que va a albergar nuestros archivos. Y para ello tenemos que pensar en la finalidad. La finalidad de nuestra estructura es permitir una recuperación de archivos eficiente. Vale, ese es el objetivo final, perseguir una recuperación y localización de archivos eficiente. De nada nos sirve diseñar una estructura que nosotros consideremos súper detallada, que responde exactamente a lo que yo tenía en mente, a los archivos que voy a gestionar, a los archivos que voy a almacenar. Si a la hora de recuperar la información de, a partir de esa estructura, pues es complejo, complicado, o como decís en alguna de vuestros mensajes, tengo tantos archivos que no soy capaz de encontrar. De acuerdo, entonces nuestro pensamiento final a la hora de diseñar la estrategia es la parte de recuperación de los archivos. Lo primero que debemos de tener en cuenta, o lo segundo que debemos de tener en cuenta es que nuestros archivos personales y nuestros archivos profesionales tienen que estar separados, de acuerdo. He visto algunas caturas de pantalla, que habéis colgado, donde se ven, se dislumbra y se adivinan en algunos casos, pues carpetas de nombre, fotos, cúmples que están mezcladas con algunos nombres de carpetas de asignaturas, o más bien al mismo nivel, con algunas carpetas de nombres de asignaturas o de proyectos, de acuerdo. Tenemos que tener dos ramas diferentes para albergar nuestros datos personales, respecto de nuestros datos profesionales o de trabajo, de acuerdo. Eso, yo creo que casi todos lo tenemos claro, la mayoría de nosotros lo tenemos claro, y si no, a partir de este momento, tiene que ser uno de nuestros primeros objetivos en el diseño de nuestra estrategia. En la medida que sea posible, debemos descentralizar nuestros archivos en un dispositivo de almacenamiento, de acuerdo, es decir, debemos de considerar un dispositivo de almacenamiento de los que tenemos en casa, como el dispositivo central. Es decir, ahí va a estar almacenado todo lo que es importante, relevante, todo aquello que no podemos perder, todo aquello que no podemos olvidar, ni podemos no encontrar, ¿vale? Y cuando digo un dispositivo, no quiere decir que no parte de ese dispositivo no esté en la nube, ¿vale? Pero sí que tiene que haber un elemento central al que yo pueda acudir para buscar o para almacenar o para volcar donde esté toda nuestra infraestructura de archivos, tanto personal como profesional, ¿de acuerdo? Bien, una vez que tengamos claros estos puntos, lo segundo que tenemos que hacer es definir la estructura de carpetas. Respecto a la estructura de carpetas, tenemos dos posibilidades. Hacer una estructura plana o una estructura plana o horizontal o una estructura muy jerárquica y vertical, ¿vale? La recomendación y lo más operativo es que tengamos una estructura de carpetas plana o horizontal, ¿de acuerdo? En este ejemplo que estáis viendo ahora que me he construido o que me acabo de inventar, partiendo de la unidad de almacenamiento que nosotros consideremos como central de nuestras necesidades, como veis, partiendo ramas para diferenciar aquellos archivos de nuestro ámbito personal, de los archivos de nuestro ámbito profesional dentro de personal, pues tenemos las ramificaciones que consideremos, no muchas, también lo más plano posible, fotos dentro de fotos organizados por Aña, por año, y casa para poner ahí pues todo lo relacionado con nuestro ámbito doméstico y social, ¿vale? Por otro lado, tenemos una rama profesional donde podemos tener con los proyectos una carpeta para los proyectos vigentes de este año, los que estamos trabajando habitualmente, un histórico donde vamos almacenando los proyectos que ya hemos cerrado de años anteriores, una parte relacionada con propuestas que estamos pendientes de aceptación o resolución y también una carpeta denominada fiscal, o es donde está todo el tema relacionado con impuestos y dentro de nuestra actividad profesional, ¿de acuerdo? Cuanto más sencilla sea nuestra estructura de carpetas, ¿de acuerdo? Más fácil va a ser almacenar, recuperar y encontrar los archivos, ¿de acuerdo? También pensad que cuando veamos hacia el final de nuestro planteamiento la parte de copias de seguridad es mucho más fácil si tenemos una estructura plana y clara de este, como está que estáis viendo, el indicar qué carpetas son las que la herramienta que utilicemos debe de tener en cuenta para realizar la copia de seguridad, ¿vale? Porque será mucho más fácil también marcar excepciones que si tenemos una estructura jerárquica como y compleja, como esta que os estoy enseñando ahora donde es bastante difícil entenderse, enterarse y saber que es realmente importante de lo que no es importante. Si os fijáis esta estructura que he compuesto adrede con algunos errores, pues de aparte de un error muy grande, ¿no? Que colgando aquí de nuestro sistema de almacenamiento principal utiliza una dirección en dos subcarpetas, una que se llama archivos y otra que se llama vídeos, pero no sabemos si son vídeos personales, si son vídeos profesionales, si son vídeos de trabajo o a qué tipo de ámbito pertenece, ¿vale? Luego parece que la estructura mejor aquí dentro de archivos, porque hace una división de personal y profesional, como comentamos, pero si nos fijamos aquí dentro de personal, la cosa se complica, ¿no? Se complica porque en un primer nivel tenemos, empezamos muy bien, tenemos una carpeta que se llama fotos, organizada por años, donde tenemos, aparte de los años, una carpeta que se llama social, para las fotos que intercambiamos a través de los espacios sociales con los que interaccionamos. Luego tenemos una subcarpeta que se denomina casa, donde tenemos información sobre los colegios de nuestros hijos, información fiscal, que ahí se empieza a complicar porque hacemos divisiones con facturas rentas, facturas pendientes, tenemos fuera de la carpeta de fotos, otra que hace referencia a fotos en tuyo, fotos de Barcelona del 2016, que debería de estar organizado aquí dentro, pero ya empieza a estar fuera. Bueno, tenemos un poco de lío y hemos complicado en esta parte de la estructura con demasiadas ramificaciones. Si nos centramos en la parte de la derecha que hace referencia a la parte profesional, pues también podemos observar que tenemos muchas carpetas y algunas con una nomenclatura que nos puede llevar a confusión, porque si tenemos una carpeta que se llama histórico, porque tenemos aquí una carpeta que se llama 2016 proyectos, si son proyectos finalizados o 2015 proyectos, no debería de estar dentro de histórico, porque aquí aparece renta 2014 fuera de fiscal y porque el año aquí va al final en lugar de ir al principio siguiendo un patrón común como he determinado en las otras carpetas. Acuerdo. Es importante pensar con detenimiento esta parte de nuestra estructura de nuestro sistema de gestión. Algunas de vuestras compañeras, en concreto, Elisa Castillo, en su propuesta nos decía, no es recomendable tener más de tres niveles jerárquicos dentro de una estructura de carpetas. Una súper recomendación. Acuerdo. Algún reto de los que he visto también se apoyaba, como se apoyaba, en la numeración de las carpetas con un orden secuencial, 1, 2, 3, etcétera. Yo personalmente no soy partidario de numerar las carpetas, sino que prefiero centrarme en el orden alfabetilo de las mismas para recuperar o encontrar los archivos que almaceno y que gestiono. Eso no quiere decir que la numeración de carpetas no sea una buena estrategia en determinados casos, ya que puede darse la circunstancia de que trabajemos o participemos en proyectos que siguen una secuencia de inicio, desarrollo y cierre muy clara que nos puede ayudar a la hora de definir la estructura de carpetas, tenerlas numeradas para una mejor localización. En este caso, os recomiendo que sigamos el consejo que nos daba María Teresa Fresnillo en su reto y que era numerar las carpetas comenzando por las decenas, es decir, no comenzando por 1, 2, 3, y no numerar por 0, 1, 0, 2, 0, 3, para que a la hora de visualizar nuestra estructura de carpetas, el orden sea el correcto y nos siga un orden que nos lleve a confusión. Otro consejo que nos facilitaba, en este caso, Cristina Martín, dentro de su reto y que me parece también súper importante es el siguiente. Sobre todo si compartimos nuestro equipo o trabajamos con una estructura compartida, todo el mundo que tenga relación con nuestro trabajo, si es dentro de un ámbito profesional o todas aquellas personas que convivan dentro de nuestra unidad familiar, si es en el caso personal, deben de conocer en qué se basa o cómo está estructurada nuestra sistema de gestión de archivos. Es decir, la estructura que definamos de carpetas, acuerdo, no debe de ser una estructura tan nemotécnica o tan personalizada que solamente nosotros seamos capaces de saber exactamente a qué nos estamos refiriendo cuando nombramos a una carpeta o una rama de nuestro árbol de carpetas de una determinada manera, acuerdo. Sobre todo, desde el punto de vista profesional, si nosotros estamos ausentes de nuestro trabajo, pero el motivo que sea, simplemente por unas vacaciones, nuestra empresa o nuestro trabajo no puede parar, si alguien necesita acceder a nuestros archivos de proyectos y no entiende o no comprende nuestra estructura de carpetas. Super importante que nuestra estructura de carpetas sea comprensible para terceras personas. Si parte de nuestra estructura de carpetas la basamos en un sistema de almacenamiento en la nube, como es el caso de Google Drive, además de todas estas recomendaciones, podemos usar codidos de colores para identificar o reforzar visualmente la nomenclatura de cada una de los carpetas. Me parece una utilidad super importante y super interesante para, como os decía, para reforzar visualmente aquellas carpetas en las que estoy trabajando actualmente o aquellas carpetas que tienen un determinado contenido, clasificarlas o al apoyarnos en los colores, es un recurso super interesante. Quería hacer un mención especial a un tip que he publicado hoy en nuestro espacio Facebook y también a través de la etiqueta InfoEfficaz, que ha tenido una respuesta rápida por algunos de vosotros y que nos hemos reído un poco porque algunos y algunas, lo voy a incluir, los hemos dado por aludidos o hemos dado por aludidos. Por favor, no utilicemos nuestro escritorio, vale, como un almacenamiento ilimitado de recursos, ¿de acuerdo? Porque coincidiréis conmigo que muchas veces cuando descargamos un contenido en la web, cuando trabajamos con un archivo, cuando nos envían un recurso y no sabemos en ese momento determinado dónde almacenarlo, la mayoría de las veces acaba en nuestro escritorio, vale, y los escritorios se convierten en un auténtico cajón desastre, vale, que parece que no tiene límite y el objetivo, la funcionalidad del escritorio que es tener a la vista aquellas aplicaciones y archivos con los que trabajamos habitualmente pues queda diluida o queda desaparecida ante tanto volumen de archivos, ¿de acuerdo? Si es cierto que algunas de vosotros que me decíais, pues yo tengo una carpeta en el escritorio que se llama orden y ahí coloco todo lo que estaba en el escritorio y así, como no lo veo, pues parece que no está desordenado, efectivamente, parece que no está desordenado, ¿de acuerdo? Un consejo, una máxima que podemos utilizar respecto al escritorio, de vez en cuando simplemente ordenemos los archivos que tenemos almacenados en el escritorio por fecha y aquellos que tienen una antigüedad superior a tres meses, eliminémoslo porque si no los hemos utilizado, no nos van a hacer falta o no lo vamos a utilizar o clasifiquemoslo en aquellas carpetas que consideremos oportunas innecesarias para conservar, ¿de acuerdo? Respecto a los archivos, ¿vale? Una vez que tenemos definida nuestra estructura de carpetas, tenemos claro cómo debe de ser, dónde debe de estar ubicada, tenemos claro que tenemos que separar nuestros archivos personales, de nuestros archivos profesionales, ¿de acuerdo? Centrémonos en los archivos. Para nombrar nuestros archivos, lo que debemos de tener en cuenta, primero, no utilicemos prácticamente ningún carácter especial como admiración, almuadilla, punto, guión medio, interrogaciones, esteriscos, o sea, algunos no están permitidos y algunos, aunque están permitidos en algunos sistemas operativos, no están permitidos en otros sistemas operativos. Y si trabajamos en proyectos donde intercambiamos información o enviamos por correo electrónico y nuestros archivos viajan hacia otros sistemas operativos de otros usuarios, pues puede dar algún tipo de problemilla si utilizamos algunos carácteres que son compatibles en un sistema operativo y no en otros. Como prácticamente en todos ellos, por ejemplo, coinciden en la mayoría de los puntos, como hemos visto en los contenidos del NUC, como norma general para no complicarnos, no utilicemos ningún tipo de carácter especial, salvos y queremos que es una costumbre bastante extendida, pues el guión bajo para unir palabras o para unir algunas fechas o para unir algunas terminaciones de archivos. Como recomendaba también una de vuestras compañeras en una de las aportaciones de nuestros espacios de comunicación, no utilicemos o no nos hagamos el gracioso nombrando los archivos. Ahora mismo nos puede parecer divertido poner un nombre gracias a los archivos, pero en algún momento dado que tengamos que compartir nuestra carpeta, si nos puede escapar o incluir y vuelo, no quedaría muy bien en algunos contextos. Un tema que sí también se ha mencionado y que no comparto y ahora os voy a comentar el por qué es utilizar un sistema nemotécnico para incorporar en el nombre del archivo de qué tipo de archivo hace referente. Por ejemplo, comenzar todos los archivos de hoja de cálculo por HC o comenzar todos los nombres de archivo que son un vídeo por V. Esa información es información redundante, puesto que ya la tenemos disponible en el sistema operativo normalmente a través de las herramientas que se incorpora a través del explorador de archivos, por ejemplo. Esta es una carpeta de un disco duro cualquiera, de acuerdo, donde ya simplemente con a simple vista, Windows ya representa con unos iconos característicos. Vale, de qué tipo de archivo estamos hablando, de acuerdo. Veis que las aplicaciones más conocidas o con las que más solemos trabajar, pues tenemos aquí a la vista que son la WWWAR, archivos PDF, los que son imágenes ya vienen representados por la imagen en miniatura y las hojas de cálculo por el icono correspondiente con el que hemos creado la hoja de cálculo. Entonces, a mí me parece redundante incorporar en el nombre del archivo, pues eso, algún código o algún conjunto de caracteres que facilite o proporciona información sobre qué tipo de archivo se trata. Además de la propia miniatura en sí, las distintas vistas que nos ofrecen los exploradores de archivos, pues ya nos facilitan información sobre qué tipo de archivo estamos, de qué tipo de archivo se trata. Vale, dentro de la columna tipo, estáis viendo aquí pues que archivo PNG o archivo JPG de imágenes, documentos de WWWAR, documentos de acrobat, de tipo acrobat o presentaciones de PowerPoint, etcétera, de acuerdo. Si necesitamos incorporar información adicional sobre, por ejemplo, el número de versión del documento, podríamos finalizar cada uno de los números de los archivos con un guion bajo y una UVD versión e ir indicando V01, V02, etcétera. Si preferimos, en lugar de indicar el número de versión con una letra, indicar el número de versión asignando una fecha, ojo, con no confundirnos con las fechas que ya asignan el sistema operativo que estemos utilizando. Vale, si yo aquí este documento, que le llamamos documento de prueba, que quisiera asociar una versión porque el documento cambia con frecuencia y quiero conservar las distintas versiones, pues mi recomendación es que lo más sencillo es añadir al final, como acabo de hacer ahora, V01, luego, en las siguientes, las sucesivas incorporaciones, pues copiaría el nombre del archivo, ya llamaría igualmente del mismo nombre y terminarían en V02, V03 y así sucesivamente. Si eso nos convence y preferís utilizar la fecha, vale, tened en consideración que existe un estándar, que es el estándar ISO 8601, vale, podéis encontrar información para empezar a estudiar o informar sobre el estándar en la Wikipedia. Este estándar ISO, como os decía, 8601, indica cómo se deben de etiquetar aquellos elementos digitales que van a ser intercambiados o almacenados entre dispositivos, ¿acuerdo? Pues, ¿cuál es la manera correcta o la manera standardizada de hacer esta etiqueta basada en la fecha? Vale, es importante, como os decía, que si vais a utilizar este método, tanto para nombrar carpetas como archivos que tengáis en cuenta este estándar, vale, es muy sencillito de aplicar, vale, pero ya que lo vamos a hacer, hagámoslo correctamente, ¿de acuerdo? Si todo esto, si lo acabamos de ver hasta ahora, no es suficiente para que vosotros tengáis a mano vuestros archivos, ¿vale? Porque como os decía, hace un momentito tengo alguna frase recogida de vuestras iteraciones o participaciones que dice, me resulta difícil encontrar algunos de mis archivos ya que tengo muchos, ¿vale? Es cierto que desde que nos levantamos prácticamente hasta que nos acostamos, estamos generando archivos, ¿vale? Desde nuestro teléfono móvil, cada vez que enviamos un correo electrónico, cada vez que hacemos una foto, cada vez que enviamos un tuit, cada vez que hacemos una foto y lo subimos a Instagram o cada vez que enviamos un correo electrónico en el que anexamos un documento, cada vez que recibimos un documento y lo almacenamos en nuestro ordenador, ¿vale? Nos pasamos el día manejando archivos. Si llega un momento en que nos cuesta localizar algún archivo, a pesar de tener una estructura ordenada y organizada, como nos hemos visto hasta ahora, tenemos una utilidad que también hemos mencionado en los contenidos del curso que son los metadatos, ¿vale? Los metadatos, lo tenéis como os decía en los contenidos del curso, son los datos de los datos. Es decir, es información adicional o complementaria sobre los archivos que estamos creando y los archivos que estamos gestionando, ¿de acuerdo? Nosotros trabajamos con metadatos a lo largo del día en algunos de los ámbitos, aunque no nos, en algunos de nuestros ámbitos, aunque no nos demos cuenta, o sea, algo transparente para nosotros. Por ejemplo, cada vez que nosotros creamos un documento, bien sea con LibreOffice o bien sea con Microsoft Office, ¿de acuerdo? Cualquiera de las dos herramientas añade a los archivos que creamos información sobre quién es el autor del documento que estamos creando y en qué fecha fue creado. Eso es metadato, es un metadato, ¿vale? Es información acerca de esos archivos que estamos generando o estamos creando. Además de esa información que automáticamente añade algunos de los programas con los que trabajamos, ¿vale? Nosotros podemos añadir información o etiquetas que ayuden a definir o a clasificar esos archivos para posteriormente poder localizarlos de una manera sencilla y correcta, ¿vale? Si hacéis clic con el botón derecho sobre cualquiera de vuestros archivos y vais al apartado propiedades, ¿vale? Podemos aquí, tenemos aquí a la vista, varios metadatos, información de cuando fue creado el archivo, cuando fue modificado, cuando fue el último acceso, ¿vale? ¿Quién fue donde estaba almacenado? ¿Con qué herramienta se creó? Es decir, toda esta información a la cual hacéis a través de el apartado propiedades de vuestro archivo, pues corresponde con los metadatos de este, ¿vale? Como os decía, a partir de las herramientas con las que vosotros creáis vuestros archivos, podéis añadir etiquetas o información complementaria para enriquecer estos metadatos y luego facilitaros la recuperación de vuestros archivos. Fijaros, en esta vista que tenemos ahora, yo tengo aquí un archivo de hoja de cálculo que se llama plan de dinamización donde yo le he añadido dos etiquetas complementarias, que son planificación y calendario, ¿vale? Aunque yo no las tenga a la vista, si yo quisiera localizar este archivo, no recuerdo cómo lo etiquete, no recuerdo cómo lo nombre, ni dónde está, podría buscarlo desde el explorador de archivos, correctamente, ¿vale? Fijaros que simplemente como introducir en la caja de búsqueda uno de los metadatos que yo he asignado, que no coinciden con ningún término que esté, que está en el nombre, ya he podido localizar el archivo, ¿acuerdo? No he visto en ninguno de vuestros retos que hagáis uso o mencionéis los metadatos, ¿vale? Pero son un elemento súper importante que nos permite avanzar un nivel más en nuestro sistema de gestión y recuperación de archivos, ¿vale? Ya sé que el empleo de todas estas herramientas, el empleo de todos estos elementos conlleva un trabajo adicional, pero pensad que son vuestros archivos, estoy seguro de que tanto profesional como personalmente os interesa conservarlos y no perderlos. Por tanto, debemos de cuidarlos y debemos de atenderlos, ¿vale? complementando o añadiendo información de este tipo para que nos sea más fácil poder realizar una gestión adecuada. Fijaros que también desde el punto de vista personal, nuestras fotos, por ejemplo, que es uno de los recursos que seguramente más almacenamos y más tenemos en nuestros dispositivos de almacenamiento, podemos incorporarles metadatos, ¿vale? Metadatos que simplemente describan algún elemento de la foto que nos interesa conservar. Por ejemplo, una foto donde aparece la bisabuela con sus nietos, pues podemos etiquetarle como bisabuela para luego recuperar todas esas fotos independientemente de la fecha y lugar donde se hayan realizado o alguna foto que tenga algún elemento artístico, característico, porque nosotros diseñamos contenidos y podemos incorporarlo en alguno de nuestros contenidos. Podemos asignar un metadato descriptivo a esa foto para poder luego encontrarla fácilmente, ¿vale? Pues invito a que reviséis ese apartado nuevamente de los contenidos que igual ha pasado desaprecibido o igual no, ¿vale? Y que le deis una vuelta y que proveis al uso de los metadatos una manera sencilla para que veáis todo su potencia. Respecto a la nube, otro de los elementos que muchos de nosotros incorporáis o tenéis en cuenta en consideración en vuestra estrategia. Me llama la atención que algún comentario habéis hecho de que todavía no uso la nube, tengo que incorporarla. No me ha atrevido a usar la nube, etcétera. Muchas veces entiendo que la nube puede considerarse como un elemento casi abstracto, ¿no? Es decir, bueno, la nube, ¿dónde están? Yo cuando almaceno ahí tengo un poco de reparo porque no sé exactamente dónde están mis documentos, a dónde los envío, dónde van a estar almacenados, etcétera. Bueno, para como dato anecdótico simplemente aquellos que utilicéis Google Drive como parte de vuestra estrategia de almacenamiento, Google tiene a nuestra disposición una serie de páginas donde nos indica dónde están, no precisamente, donde están almacenados nuestros ficheros, nuestros recursos, pero sí dónde están los sustentros de datos a lo largo del mundo para que nosotros tengamos una idea de dónde pueden estar almacenados nuestros ficheros, ¿vale? Normalmente nuestros recursos van a estar almacenados en algunos de los datacentes que Google tiene alojados o construidos a lo largo de Europa, ¿vale? Como veis, tiene datacentes repartidos por prácticamente casi todo el mundo, ¿vale? Y pero aquí podéis incluso visitar a través de una galería fotográfica. Pues, bueno, ¿cómo son esos centros de datos tanto por fuera como por dentro? Os recomiendo que cuando tengáis un hueco, como simple distracción, pues veáis un poco cómo son esos centros de datos de Google, porque tiene, como os decía, unas fotos espectaculares y qué hace también la gente dentro de esos centros de datos a que se dedica o que labores hay que hacer. Es decir, tenemos información a nuestro alcance. Respecto a la nube, otro dato también importante o que debemos tener en consideración, ¿vale? Hacer relación a nuestra confianza, ¿no? Además de saber dónde están, os mencionábamos en uno de los comentarios, a través de nuestros espacios de iteración, mencionábamos acerca de los permisos, de las directivas que regulan todos esos espacios y que muchas veces nosotros pasamos por tanto, ¿vale? Os recomiendo en ese sentido que busquéis información sobre una directiva de la Unión Europea que se denomina o se conoce con el sobrenombre de Acuerdo de Puerto Seguro, ¿vale?, que esté ahora mismo, digamos, en desarrollo una nueva versión para que aquellas empresas que, las que tanto personal como profesionalmente, nosotros imaginamos nuestros datos como Dropbox, Google Drive u otros servicios, ¿vale? Si mueven nuestros datos fuera de la Unión Europea, pues que nosotros tengamos una serie de garantías respecto a la privacidad y el tratamiento de nuestros datos de carácter personal, ¿vale? Sabéis que en España y completamente en la Unión Europea, pues tenemos una legislación muy restrictiva en cuanto tratamiento y uso que se debe dar a nuestros datos de carácter personal que en otros continentes o países, como Estados Unidos, pues tienen una legislación un poco más laxa en ese sentido, ¿vale? Por eso la Unión Europea trabaja en la ratificación de acuerdos que garanticen que la información de nuestras empresas o nuestra información que almacenamos en la nube, pues tenga fuera de nuestras fronteras nuestras mismas garantías, ¿no? Desde el punto de vista práctico, si nosotros vamos a trabajar en proyectos de tipo colaborativo, el empleo de la nube es una herramienta fundamental y de hecho puede formar parte de nuestra estrategia de almacenamiento principal puesto que muchas de los espacios de almacenamiento que nosotros disponemos bien de forma gratuita porque tenemos una cuenta en Gmail o un espacio gratuito en Dropbox o aquellos que nosotros pagamos para tener un espacio de almacenamiento mayor o con más funcionalidades, casi todos nos facilitan una herramienta para instalar el local en nuestro ordenador que nos permite sincronizar en los recursos que almacenamos en la nube, tenerlos sincronizados siempre en local, ¿vale? Por tanto, podemos incorporar una estrategia que mezcle parte de almacenamiento local con parte de almacenamiento en la nube o simplemente tener en local un duplicado sincronizado de todo aquello que tenemos en la nube. Si trabajamos, como os decía, en proyectos colaborativos, bien sea en el colegio, bien sea en un proyecto, en nuestra oficina técnica o cualquier otro tipo de proyecto donde hay varias personas que colaboren en los mismos documentos o accedan a la misma información, es obvio que necesitamos un espacio en la nube y sobre todo uno que nos permita acceder de manera compartida a cualquier documento de los que participan en nuestro proyecto. Vale, como por ejemplo, por citar uno de los más habituales, Google Drive. Respecto a las copias de seguridad, una vez que tenemos en marcha nuestra estrategia, ya tenemos, hemos definido las carpetas, sabemos cómo nombrar nuestros archivos, sabemos dónde tiene que ir, cada tipo de archivo que manejamos o cada proyecto en el carpeta. Necesitamos un sistema de copias de seguridad y la principal premisa que debe de cumplir ese sistema de copia de seguridad es que el dispositivo que utilicemos para realizar la copia de seguridad tiene que ser diferente del dispositivo donde almacenemos localmente nuestra información. Vale, para ello nos tenemos que apoyar en dos elementos. Un dispositivo externo principalmente y un software de copia de seguridad que nos ayude a indicar dos cosas. ¿Qué espacios, de qué espacios, de qué carpetas vamos a realizar nuestras copias de seguridad y que se encargue de sincronizar esas carpetas entre nuestro dispositivo de almacenamiento local y nuestro dispositivo de almacenamiento externo? Casi todos los dispositivos que podemos comprar en una gran superficie, como este que os estoy enseñando y que están en torno este concreto pues tiene un terabyte de capacidad, suelen venir con un pequeño software que de una manera muy sencilla ya nos permite indicar qué carpetas en el local deben de estar sincronizadas o almacenadas en el dispositivo externo. Y además suelen traer o completar esa pequeña funcionalidad con un tip que nos permite indicar incluso cuántas versiones queremos almacenar de cada uno de nuestros documentos. De manera que es interesante conservar a lo mejor las dos últimas versiones de cada uno de los documentos porque siempre podemos tener algún percanse y recurrir a cualquiera de estas dos versiones. Tenemos también alguna herramienta basada en software libre que también habíais mencionado como esta que es Free Fileshink que aunque esta es una versión para Windows nos permite realizar este tipo de actuaciones que acabamos de comentar, ¿vale? Indicar qué carpetas queremos tener siempre en copia de seguridad y cuántas versiones de cada uno de los archivos queremos conservar. Si todo esto que hemos comentado no es suficiente para tener controlado nuestros archivos podemos aún pasar a un nivel, bueno decir, semi profesional, ¿qué es utilizar? Vale, lo que comúnmente se conoce como un sistema NAS o un sistema de almacenamiento en red, ¿de acuerdo? También los podemos encontrar en grandes superficies y necesidad de ir a unas tiendas súper especializadas. Vale, perdón. Estos sistemas de almacenamiento en red consisten en un mini ordenador que almacena en su interior y normalmente más de un disco duro y este sistema de dispositivos de almacenamiento se puede conectar al router que tenemos en casa de manera que toda la información, todos los recursos, todos los archivos que nosotros almacenamos en él son accesibles desde cualquier dispositivo desde cualquier dispositivo del que nosotros tengamos acceso a nuestra red de casa. Fijaros que en esta vista posterior de este modelo concreto tiene dos cuertos de red para poder conectar, como os decía, nuestro router e incluso un puerto USB a través del cual podemos enchufar un dispositivo externo. Vale, como os decía, a través de una aplicación específica podemos almacenar o podemos acceder, perdón, desde cualquier sitio con conexión internet a nuestro sistema de almacenamiento en red. ¿Qué es lo que le hace especial la parte de poder acceder desde cualquier dispositivo? Normalmente estas cajas NACs incorporan un sistema operativo propio para gestionar los discos que incorporamos en su interior y que los discos que almacenamos ya funcionan en un sistema de copia de seguridad que se encarga ya de gestionar esta parte de la estructura de gestión de archivos. Vale, bueno he dejado para el último lugar para comentar algo que no hemos mencionado, que son el uso de memorias de almacenamiento tipo USB de las que estoy seguro que todos tenemos en casa más de 6, aunque hayáis respondido en la encuesta que entre 4 y 6 dispositivos de almacenamiento gestionados. Vale, las memorias de almacenamiento USB no pueden constituir un eje fundamental o principal de nuestro sistema de gestión de archivos, ¿de acuerdo? Deben de constituir un elemento de intercambio de información puntual. Si vamos a impartir una clase y queremos facilitar información adicional a nuestras alumnas y alumnos, podemos llevarla a una memoria USB para que la copian o quede a su disposición, si es que no disponemos de un sistema de descarga o de almacenamiento en la 9. Si voy a presentar un proyecto fuera de nuestro lugar habitual de trabajo y quiero tener una salvaguarda y puede ser que pueda o no acceder a la nube, pues además de nuestro portátil podemos llevar una copia de seguridad en un dispositivo USB, por un por si caso. Vale, la información que nosotros almacenemos en una memoria USB nos tiene que dar la tranquilidad de que si la perdemos o la estropeamos o se estropea y no podemos acceder a ellas no puede representar un problema. Vale, por tanto una memoria USB de este tipo debe considerarse como un sistema de almacenamiento temporal y puntual y no como al centro de nuestra estrategia de almacenamiento o de gestión de archivos. Bueno, pues hasta aquí nuestro evento de facilitación relacionado con un asociado a nuestro nube, gestión eficiente de nuestra información. Acuerdo, quería dar las gracias por vuestra atención, quería dar las gracias también por la participación y la aportación de vuestros tips y vuestros retos en nuestros espacios. Recordad que tenemos de plazo hasta el miércoles a las 18 horas para recuperar la insignia, ojo, no para entregar solamente el reto, sino que el plazo es para entregar el reto, evaluar a nuestros compañeros y compañeras, realizar la autovaluación de nuestro reto y recuperar la insignia. Todo este proceso tiene que estar completado antes de las 6 de la tarde del próximo miércoles. Todavía estamos a tiempo, todavía tenemos tiempo, seguimos trabajando y atentos a nuestros espacios para atender y responder a todas vuestras cuestiones. Os agradecería también que dedicarais unos minutos a cumplimentar la encuesta final relacionada con el nube. Una vez hayáis entregado vuestro reto y realizado todo el proceso que acabamos de comentar para obtener la insignia, vale. Os agradecería, como os decía, que en unos minutos cumplimentaréis la encuesta final, que a nosotros nos sirve para trabajar y mejorar las próximas ediciones de este y de otros nudes que estamos poniendo en marcha. Nada más, como decía, muchas gracias por habernos acompañado y seguimos en las redes.