 مانجمنٹ کلوز میں 4.13 کلوز کنٹرول آف ریکارٹ سے مطاللک ہے پہلی انڈرسٹیننگ کہ دکومنٹ اور ریکارٹ میں کیا فرق ہے دکومنٹ وہ پرنٹٹ فوم میں چیز ہے جو ہمارے سامنے کسی نمبر کی صورت میں آتی ایک خالی چارٹ ایک چیکلیسٹ بھی ایک دکومنٹ ہے لیکن جب آپ اس کو فل کرتے ہیں اس کے اندر دیتا ریکارٹ کرتے ہیں کو ٹیمپریچر ہمیڈیٹی کا دیتا دیتے ہیں یہ مہز ٹک مار کرتے ہیں تو ہم ریکارڈنگ کر رہے ہیں کب کب یہ ریکارڈنگ کی گئی اس کا ٹائم وہاں بھی لکھا جاتا ہے کس نے یہ ریکارڈنگ کی یا کس کون بندہ یہ لکھ رہا تھا اس کا نام لکھا جاتا ہے پھر ایک کام کرنے والا ہے ایک اس کو ریو کرنے والا ہے تو ان اثرٹیس کے سیگنیچر ایک فومٹ کی اوپر ہوتے ہیں جو یہ فل کیا جاتا ہے یہ سارہ دیتا اسے ہم ریکارڈ کہتے ہیں ریکارڈ کا حصہ بنتا ہے جب تک اس پر کوئی چیز فل نہیں تھی صرف ایک اسٹیم تھا ایک سٹینڈڈ اپریٹنگ پرسیجر تھا ایک کالیٹی منول تھا تو یہ دکومنٹ ہے اور جس چیز پر آپ کچھ فل کرتے ہیں وہ ریکارڈنگ ہیں جو ٹائم کے ساتھ روٹری بیبل ہونے چاہیے جو زایانی ہونے چاہیے جن کا خیال رکھنے کی بازکات اگر منفیکٹرنگ کی جاری ہے تو ایکسپائری دیٹ کے دو سال بات تک کا دیتا بھی ہم ریٹری بیبل حالت میں اپنے پاس محفوظ رکھتے ہیں یعنی مارکٹ سے چیز جب ایکسپائر ہو کر ختم ہو جائے گی اس کے بعد بھی ضرورت ہوتی ہے کالیٹی کنٹرور لیب کو کہ اس کی انالیسس کا ریکارڈ اپنے پاس محفوظ رکھیں پرٹیکشن اور بیک اپ یعنی کس حالت مو سے رکھنا ہے اس کو ویرفائے کرنے کی ضرورت ہے کہ وہ تیر نہ ہو جائے اس کے اوپر پانی سے خراب نہ ہو جائے انہیں محفوظ حالت میں رکھا جائے پرسیجر فر ایڈانٹیفیکیشن، سٹوریچ، مینٹیننس اور دیسپوزل یہ کتنے عرصے کے بعد کونسر ایکوارڈ دیسپوز آف کرنا ہے اس کا پرسیجر بھی ہونا چاہیے مینٹیننس کیسے رکھنی ہے سٹور کہاں پر کرنا ہے اور ایڈانٹیفائے کیسے کرنا ہے کہ جب کسی ایک بیچ کے کسی ایک ٹیسٹ کی اگر انالیسس رپورٹ چاہیے تو وہ آپ کو چند مینٹس کے اندر اوپر ہو جائے تو اس کے لیے ہمیں پرپر ایڈانٹیفیکیشن اور سسٹم بنانے کی ضرورت ہوگی کن چیزوں کم کالٹی رکارٹس کہتے ہیں سرپ ٹیسٹ رپورٹس ہی نہیں بلکہ ہمارے انٹرنل اوڈیٹ کی رپورٹ یعنی انٹرنل ہم نے اپنے سسٹم کو منٹر کرنے کے لیے جو ایکٹیوٹیس کی ہیں انٹرنل اوڈیٹ کہتے ہیں اس طرح مینجمنٹ ریویو جب ٹوپ مینجمنٹ آپس میں دیسکشن کرتی ہے مختلف تو مینٹنگ مینٹس بھی بناتی ہے مینٹنگ مینٹس کی ایمپلیمنٹیشن باز وقات اونی پرپورمائس پریکارٹ کی جاتی ہے تو مینٹنگ مینٹس اور ان کی کب کب آپ نے سپلائرس کو وزیٹ کیا اور کیا چیز آبزرف کی کس بیسس پر آپ نے سپلائرس کو اوکے کیا تو اس کیویکریکارٹ سپ کونٹریکٹنگ ورک کس سے کروایا کس سے کروانے کے قابل تھے اس کے لیے آپ نے کونسی لیابس کو وزیٹ کیا تو سپ کونٹریکٹرس کا ریکارٹ بھی ہم ریکارٹ میں رکھتے ہیں کنٹرول اف ریکارٹس کی بارے میں کلاریٹی کے ساتھ انٹرکشن سسٹم یہ دیتا ہے کہ اس سے لجیبل رکھنا ہماری ضرورت ہے کسی جگہ پہ بھی اگر آپ ایک فگر کو درافٹ کرتے ہیں لکھتے اور آپ کو غلطی محسوس ہوتی ہے ری ریٹ کرنے کی ضرورت ہے تو اس سے اس انداز سے رب نہیں کیا جاتا ایریز نہیں کیا جاتا یا اس پر پینسل کے مارک اتنے شدید انداز سے کہ جس سے فگر پرنے کے قابل نہ رہے اسے ہم کہیں گی کہ لجیبل نہیں رہی آپ نے اس کو انٹن خود چاہتے ہوئے اسے خراب کرنے کی کوشش کی ہے تو لجیبل ہو ریٹی ویبل ہو بہتر ہے سسٹم رکمن کرتا ہے کہ اس پر ایک کراس کیا جائے اور سا سیگنیچر کر کے نئی فگرز کو وہاں پر درافٹ کیا جائے ریٹنشن ٹائم پہلے سے آپ اسٹیبلش کرتے ہیں کتنی دیر کس چیز کو رکھنا ہے اپنی اوپزرویشن اپنہ دیتا اور کالکلیشنز یعنی بیک ان پر جو رف ورک ہے اس کو بھی آپ بسا وقات اپنے رکارٹ کا حصہ بناتے ہیں جیسے انسرٹ انٹی میزرمن کے لیے جو رکارٹ فل کے جاتے ہیں یا ماتھٹ ویلیڈیشن کے لیے جو رکارٹ فل کرتے ہیں وہاں پر رف ورک بھی ہم اپنے رکارٹ کا حصہ بناتے ہیں میسٹیکس کو کراس ہوت کرنا ہے سائن کرنا ہے ایریز نہیں کرنا تو یہ مختلف کسم کی انسٹرکشن ہے جو رکارٹ سکو ریٹریویبل لیجیبل اور اچھی حالت میں رکھنے کے لیے سسٹم ہم دے رہا ہے