Библиотека документов и оповещение в Office 365 (17/24)

http://www.teachvideo.ru/catalog/23 - еще больше обучающих роликов об офисе и работе с документами ответят на ваши вопросы на нашем сайте бесплатно!

Пусть выполнено редактирование документа в библиотеке. Если этим документом постоянно пользуется несколько пользователей, и данные, содержащиеся в нем, являются важными, остро встает вопрос об информировании сотрудников о выполненных изменениях. Средства SharePoint позволяют настроить оповещение для пользователей при изменении документа.
Для настройки:
 Выделите нужный документ. Сверху появится панель инструментов Работа с библиотекой.
 На вкладке панели инструментов Документы выберите команду Оповестить меня - Настройка оповещений для этого документа. Откроется окно настройки оповещений для выбранного документа.
По умолчанию поля в окне уже заполнены. При необходимости измените их. Например, давайте расширим список пользователей, которые будут получать оповещение. Добавьте новых сотрудников в список.
 Добавление можно выполнять вручную, введя в список имена или адреса электронной почты пользователей через точку с запятой. Правильность введенного имени можно проверить, щелкнув мышью на иконке Проверить имена, расположенной под областью списка.
 Также добавить сотрудника можно с помощью команды Обзор. Иконка этой команды расположена рядом с иконкой Проверить имена. В открывшемся диалоге Выбрать пользователей и группы можно выполнить поиск сотрудников, добавить их в поле добавления и нажать кнопку ОК. Пользователи появятся в списке.
 В качестве способа доставки оповещения выбрана электронная почта.
 Ознакомьтесь и при необходимости измените другие параметры в окне настройки оповещений.
Мы же оставим все по умолчанию. Т.е. любые изменения в документе приведут к отправке сообщения по e-mail немедленно.
 После задания параметров оповещения нажмите кнопку ОК. Окно настройки параметров оповещения закроется.
 Откроем выбранный документ, выполним его редактирование, сохраним изменения и закроем его.
 В главном меню офиса выберем команду Outlook. Откроется одноименное веб-приложение.
В папке входящие появилось сообщение о том, что были выполнены изменения в указанном документе. Точно такое же оповещение получат и другие сотрудники, для которых оно было настроено.
Следует отметить, что настройку оповещений можно выполнять не только для документа, но и для папки и даже для библиотеки в целом. Более того, в SharePoint аналогично настраиваются оповещения и для других элементов контента: записи, обсуждения, задачи, опросы, календари и т.д.
 Выполните команду Домашняя страница для возврата на главную страницу офиса.

Category:

Howto & Style

Tags:

• библиотека
• оповещение
• пользователи
• microsoft
• office
• 365
• офис
• документы
• группа
• облако
• облачный
• организация
• сайт
• создать
• редактировать
• просмотр
• открыть
• работа
• как сделать
• teachvideo
• видеоурок
• инструкция